Правильная настройка Microsoft Exchange server. Открытие и использование общего почтового ящика в Outlook Создание учетной записи exchange

В предыдущих главах, рассматривая работу Outlook, мы опирались на примеры использования данного приложения в рамках одного персонального компьютера, подключенного к Интернету. Но помимо использования Интернета Outlook имеет средства для работы в интранет, т. е. в рамках локальной сети предприятия или рабочей группы, имеющей выделенный сервер с установленным на нем приложением Microsoft Exchange Server, чьим клиентом может являться Outlook.

Использование Outlook, как клиента Microsoft Exchange Server и члена локальной сети, позволяет:

отправлять и получать сообщения, через учетную запись Exchange Server;
осуществлять доступ к общей адресной книге и общим папкам Outlook;
планировать собрания, используя данные о занятости участников;
устанавливать соединение к совместно используемым папкам в локальной сети.

В данной главе будут рассмотрены все вышеперечисленные возможности.

Учетная запись Microsoft Exchange Server

Как и в случае с другими сервисами, прежде всего, необходимо создать учетную запись информационной службы Microsoft Exchange Server, позволяющую с ней работать. Чтобы создать данную учетную запись, вы должны являться абонентом Microsoft Exchange Server (имя пользователя) и обладать необходимыми правами доступа к почтовому ящику, адресной книге и т. д.

Создание учетной записи

Итак, перейдем к созданию новой учетной записи. В отличие от создания записей других информационных служб, создание учетной записи Microsoft Exchange Server имеет несколько другой алгоритм.

Пример 13.1. Создание учетной записи Microsoft Exchange Server .

{В системной панели Windows}
Старт › Настройки › Панель управления
Почта (рис. 13.1)
Учетные записи…
{Откроется уже знакомое диалоговое окно Учетные записи}
Добавить новую учетную запись электронной почты Далее
Microsoft Exchange Server Далее
Сервер Microsoft Exchange: = FLAGSHIP
Имя пользователя: = Usarov Egor
Проверить имя (рис. 13.2)
{В случае успешной проверки имя пользователя подчеркнется}
Далее
Готово
Закрыть

Рис. 13.1 . Диалоговое окно Настройка почты - Outlook

В случае успешного выполнения программы на последнем шаге мастера пользователь вас уведомит о том, что учетная запись создана. Теперь остается закрыть все окна и запустить приложение Outlook, в котором мы приступим к детальной настройке созданной учетной записи.

Рис. 13.2 . Диалоговое окно Учетные записи электронной почты

Учетная запись Microsoft Exchange Server

Создание учетной записи

Пример 13.1. Создание учетной записи Microsoft Exchange Server

{В системной панели Windows}

Старт > Настройки > Панель управления

Почта (рис. 13.1)

Учетные записи...

{Откроется уже знакомое диалоговое окно Учетные записи}

Добавить новую учетную запись электронной почты Далее

Сервер Microsoft Exchange:= FLAGSHIP

Имя пользователя:= Usarov Egor

Проверить имя (рис. 13.2)

{В случае успешной проверки имя пользователя подчеркнется}

ОК

Готово

Закрыть

Рис. 13.1. Диалоговое окно Настройка почты - Outlook

Рис. 13.2. Диалоговое окно Учетные записи электронной почты

Настройка учетной записи

После запуска Outlook в дереве папок отобразится новый корень - Mailbox - Usarov, Egor, содержащий все стандартные папки Outlook (Входящие, исходящие, контакты и т. д.). Помимо это добавится еще один корень - Public Folders (Общие папки), содержащий общедоступные папки, размещенные на сервере Microsoft Exchange (рис. 13.3).

Вкладка Общие

О работе с новыми папками мы расскажем далее, сейчас же давайте рассмотрим параметры настройки созданной учетной записи.

Пример 13.2. Настройка учетной записи Microsoft Exchange Server

> Сервис > Учетные записи электронной почты..

Просмотреть или изменить имеющиеся учетные записи

Имя Microsoft Exchange Server Изменить...

Другие настройки... (рис. 13.4)

Введите имя сервера Exchange:= Creware

Автоматически определять состояние соединения

Рис. 13.3. Окно Outlook с добавленными папками новой учетной записи

Рис. 13.4. Диалоговое окно Microsoft Exchange Server, вкладка Общие

На вкладке Общие (General) пользователь может изменить название учетной записи, например на название фирмы или сервера, к которому устанавливается соединение. Помимо этого пользователь может изменить начальные параметры соединения при запуске Outlook. Я установил стандартный вариант автоматической проверки статуса соединения, в случае же необходимости вы можете выбрать ручной режим, а также выбрать то, посредством чего должно устанавливаться соединение с сервером. Данный режим очень удобен при использовании портативных компьютеров как в офисе, так и за его пределами.

Вкладка Дополнительно

На вкладке Дополнительно (Advanced), изображенной на рис. 13.5, можно установить следующие параметры:

Открыть дополнительные почтовые ящики (Open these additional mailboxes). В этом списке отображаются почтовые ящики других пользователей, передавших вам права доступа. Для включения в список новых почтовых ящиков воспользуйтесь кнопкой Добавить (Add).
При работе в сети (When using the network). Установите этот флажок, чтобы включить режим шифрования данных при работе с Microsoft Exchange Server в локальной сети.

Рис. 13.5. Диалоговое окно Microsoft Exchange Server, вкладка Дополнительно

При удаленном доступе к сети (When using dial-up networking). При установке этого флажка устанавливается режим шифровки отправляемых и получаемых данных, если вы подключены к серверу через коммутируемое соединение. Данные шифруются только во время передачи.
Безопасный вход в сеть (Logon network security). По умолчанию при входе в систему пользователь вводит имя пользователя и пароль, которые Outlook также использует для установки соединения с Microsoft Exchange Server. Если выбрать параметр Нет (None), то при запуске Outlook будет повторно запрашиваться пароль входа в систему.
Настройка файлов автономных папок (Offline folders file settings). Эта кнопка позволяет указать параметры работы с файлом автономных папок. Нажмите эту кнопку для отображения одноименного диалогового окна, настройте параметры и нажмите нкопку ОК.

Замечание

Нажимайте кнопку Применить (Apply) для сохранения внесенных изменений.

Вкладка Подключение

На вкладке Подключение (Connection) можно установить следующие парметры соединения:

локальная сеть (Connect using my Local Area Network). Соединение с сервером посредством сетевой карты и соответствующим образом настроенных протоколов.

Рис. 13.6. Диалоговое окно Microsoft Exchange Server, вкладка Подключение

телефонная линия (Connect using my phone line). Установка этого переключателя позволяет задать параметры коммутируемого соединения. При этом его можно выбрать из списка уже существующих соединений или создать заново, нажав кнопку Создать (New).
номеронабиратель из Internet Explorer или другой (Connect using Internet Explorer"s or a 3 rd party dialer). Выбор данного флажка устанавливает соединение, используемое по умолчанию в браузере Microsoft Internet Explorer.

Вкладка Удаленный доступ

На вкладке Удаленный доступ (Remote Mail) можно установить следующие параметры:

Обрабатывать отмеченные сообщения (Process marked items). При выборе этого переключателя (по умолчанию) Microsoft Outlook будет отправлять и получать сообщения, помеченные во время сеанса удаленного доступа.

Рис. 13.7. Диал оговое окно Microsoft Exchange Server, вкладка Удаленный доступ

Загружать сообщения, отвечающие условиям (Retrieve items that meet the following conditions). При выборе этого переключателя Microsoft Outlook будет загружать сообщения, которые удовлетворяют условиям, заданным в диалоговом окне Отбор (Filter). Для отображения этого окна нажмите кнопку Отбор и установите в появившемся окне требуемые условия (рис. 13.8). Чтобы указать дополнительные критерии отбора, нажмите кнопку Дополнительно (Advanced) в диалоговом окне Отбор. Появится.диалоговое окно Дополнительные параметры отбора, позволяющее включать в критерий отбора информацию о важности, времени получения, размере сообщений и т. д. После завершения настройки критериев отбора нажмите кнопку ОК дважды.
Завершать связь после окончания сеанса (Disconnect after connection is finished). При установке этого флажка Outlook будет отключаться от сервера после обновления заголовков и передачи элементов.

Рис. 13.8. Диалоговое окно Отбор

Последнее, что хотелось бы отметить в данном разделе, - это возможность выбора хранения поступающей корреспонденции при работе Outlook в локальной сети. Если в обыкновенном режиме данный вопрос не ставится, поскольку, кроме файла персональных папок, на компьютере другой альтернативы нет, то в данном случае появляется выбор между хранением информации на сервере Microsoft Exchange или, как и раньше, в файле личных папок.

Пример 13.3. Выбор файла хранения новой почты

{В диалоговом окне Учетные записи электронной почты }

Размещать новую почту в папке Mailbox-Usarov, Egor

Совет

Если вы храните новые сообщения на сервере, то в случае необходимости перемещения их в персональные папки на локальной машине можно воспользоваться Мастером правил (Rules Wizard). Помимо этого, пользователь может создавать правила, выполняющиеся как на локальной машине (client-only), когда Outlook запущен, так и на сервере (см. раздел 9.11 "Мастер правил").

Теперь Microsoft Outlook полностью настроен для использования в качестве клиентского приложения Microsoft Exchange Server и можно переходить к рассмотрению работы Outlook в сети.

Перед добавлением в Outlook учетных записей ряда сторонних поставщиков услуг электронной почты, таких как Gmail, Yahoo и iCloud, требуется изменить некоторые настройки на их веб-сайтах.

Добавляете ли вы первую учетную запись электронной почты в Outlook или дополнительные, действия в обоих случаях одинаковы.

Если вам нужны инструкции по добавлению учетной записи электронной почты с помощью расширенных настроек, см. раздел Добавление учетной записи POP или IMAP в Outlook для Windows с помощью расширенных настроек в статье "Добавление учетных записей электронной почты с помощью расширенных настроек".

Инструкции по обновлению параметров почты, таких как имена серверов входящей и исходящей почты, см. в разделе Обновление параметров электронной почты в Outlook для Windows той же статьи.

Не удается войти в Outlook c помощью пароля

Если вам не удается войти в Outlook с помощью пароля, и вы уверены, что используете пароль от своей учетной записи электронной почты, возможно, она имеет дополнительный уровень безопасности.

В учетных записях электронной почты Gmail, Yahoo, iCloud, Outlook.com и AOL используется двухфакторная проверка подлинности для подтверждения личности человека, который пытается получить к ним доступ.

Чтобы добавить учетную запись электронной почты в Outlook, вам потребуется пароль приложения. Он отличается от обычного пароля для учетной записи электронной почты. Одним из способов узнать, что требуется пароль приложения, является следующее сообщение: Для вашей учетной записи настроена двухфакторная проверка подлинности. Войдите с помощью пароля приложения.

Процедура получения пароля приложения зависит от поставщика услуг электронной почты. Для получения инструкций выберите в раскрывающемся списке своего поставщика.

Учетную запись электронной почты Gmail можно добавить в Outlook без двухфакторной проверки подлинности и пароля приложения, но для подключения к своей учетной записи вы должны будете включить параметр "Ненадежные приложения разрешены". Мы не рекомендуем делать это. Лучше включите двухфакторную проверку подлинности и используйте пароль приложения.

Чтобы включить двухфакторную проверку подлинности и получить пароль приложения, выполните указанные ниже действия.

При использовании двухфакторной проверки подлинности для Outlook.com выполните указанные ниже действия, чтобы создать пароль приложения.

Откройте страницу https://outlook.com, щелкните ваши инициалы в правом верхнем углу, а затем выберите пункт Просмотр учетной записи. .

В разделе Безопасность выберите пункт Обновить .

В разделе Дополнительные параметры безопасности выберите пункт Просмотр .

Прокрутите страницу до раздела паролей приложения и выберите пункт Создать новый пароль приложения .

Пароль приложения будет показан на следующем экране. Запишите этот пароль - он понадобится вам при добавлении учетной записи в Outlook.

Чтобы добавить учетную запись в Outlook, воспользуйтесь инструкциями, приведенными в начале этой статьи, но когда Outlook запросит пароль, введите пароль приложения.

Примечание. Клиентам AOL и Verizon, которые хотят обновить настройки своей учетной записи после недавнего изменения параметров сервера AOL, необходимо прочесть раздел . При проверке параметров шифрования убедитесь, что выбраны протоколы SSL, SSL/TLS или значение "Автоматически", а не только TLS.

Быстрое добавление новой учетной записи

Большинство учетных записей электронной почты, в том числе учетные записи Office 365, Exchange Server, Outlook.com, Hotmail.com, Live.com и Google, можно настроить с помощью нескольких простых действий.

Улучшенная проверка подлинности для существующих пользователей Gmail

Если вы добавили учетную запись Google в Outlook для Mac раньше выпуска улучшенного интерфейса проверки подлинности для учетных записей Google IMAP, то вам потребуется еще раз выполнить вход с помощью браузера, чтобы подключиться к вашей учетной записи.

Обновление параметров электронной почты в Outlook для Mac

Выберите пункты Сервис > Учетные записи .

Выберите учетную запись электронной почты, которую хотите изменить.

Обновите описание учетной записи, личные сведения, имя пользователя и пароль или другие параметры в зависимости от типа изменяемой учетной записи.

Exchange Server 2010 - программный продукт от корпорации Microsoft для обмена почтовыми, голосовыми, мгновенными сообщениями и поддержкой организации совместной работы (доступ к задачам, календарям, веб-доступ и поддержка мобильных устройств).

Данный продукт довольно тесно связан с Active Directory (AD), в которой хранится большая часть данных пользователей (связи доменных и почтовых аккаунтов пользователей, списки контактов), хотя почтовые ящики, ввиду своего размера, хранятся отдельно.

Когда нужна корпоративная почта?

Преимущества, которые получает компания от внедрения собственного сервера корпоративной почты:

1. Статус. Наличие собственного домена в почтовых сообщениях сотрудников компании, делает компанию более презентабельной для бизнес-партнеров, нежели при использовании услуг бесплатных почтовых сервисов.

2. Возможность создания правил пересылки почты.

3. Централизованное хранилище корпоративной переписки компании.

4. Наличие корпоративной адресной книги.

Необходимость внедрения в качестве корпоративного сервера почты Exchange Server 2010 (далее ES 2010) может возникнуть, если организации необходимо нечто больше чем прием-отправка электронной почты.

Руководители предприятия хотят назначать подчиненным задания и контролировать их выполнение.

В свою очередь, рядовые пользователи хотят эффективно планировать встречи и собрания, имея доступ к почте в любое время без привязки к рабочему месту.

Исходя из этих требований, повышается ожидаемый уровень информационной безопасности.

Т.к. руководители хотят быть уверенными в конфиденциальности переписки, а рядовые пользователи хотят получать как можно меньше вирусов и спама.

Преимущества и недостатки внедрения Exchange Server 2010

Преимущества внедрения ES 2010:

1. Наличие широких функциональных возможностей.

2. Интеграция с доменной структурой Windows .

3. Относительно простое администрирование.

К недостаткам ES 2010, следует отнести:

1. Высокую стоимость внедрения.

2. Высокие требования к производительности оборудования.

3. Необходимость отдельного приобретения антивирусного и антиспамового модулей .

4. Необходимость в создании доменной инфраструктуры.

Установка Exchange Server 2010

Коротко опишем процедуру установки ES 2010. Отметим, что для настройки будет использоваться оригинальная, англоязычная версия почтового сервера .

Совет! Для установки нам потребуется 2 сервера с установленной MS Windows Server 2008R2, при этом на одном из них должна быть поднята и настроена роль службы каталогов AD, с него и начнем.

Шаг 1. Настройка контролера домена

Дальнейшая настройка будет выполняться на контролере с ролью «Shema Master».

Загружаем на контролер домена самораспаковующийся архив ES 2010, запускаем приложение и указываем место для распаковки файла.

Для удобства архив можно распаковать в корень диска С .

Переходим в распакованный ранее каталог, с помощью команды - «cd c:\exchange» и выполняем подготовку схемы AD, набрав команду - «Setup.com /PrepareSchema» (все команды вводим без кавычек).

После завершения подготовки схемы AD, создадим организацию в Exchange с помощью команды «Setup.com /PrepareAd /OrganizationName: «COMP»».

Имя организации «OrganizationName» нужно указывать латиницей, записав в этот пункт имя организации, для которой выполняется настройка, в качестве примера, назовем нашу организацию СОМР.

После успешного выполнения данной команды, подготовку AD и создание организации Exchange завершена.

Переходим ко второму серверу, на котором планируется развернуть почтовый сервер.

Шаг 2. Настройка почтового сервера

Копируем и распаковываем заранее скачанный дистрибутив аналогично предыдущему пункту и переходим к установке необходимых компонентов, набор которых зависит от версии операционной системы и ролей, которые планируется использовать на сервере.

Запускаем Windows PowerShell от администратора, и прописываем «Import-Module ServerManager».

В нашем случае, установка Exchange 2010 производится на ОС Windows Server 2008R2, поэтому набор устанавливаемых компонент будет следующим:

«Add-WindowsFeature NET-Framework,RSAT-ADDS,Web-Server,Web-Windows-Auth, Web-Basic-Auth,Web-Metabase,Web-Net-Ext,Web-Lgcy-Mgmt-Console,RSAT-Web-Server,WAS-Process-Model,Web-ISAPI-Ext,Web-Digest-Auth,Web-Dyn-Compression,NET-HTTP-Activation,Web-Asp-Net,Web-Client-Auth,Web-Dir-Browsing,Web-Http-Logging,Web-Http-Errors,Web-Http-Tracing,Web-Http-Redirect,Web-ISAPI-Filter,Web-Request-Monitor,Web-Static-Content,Web-WMI,RPC-Over-HTTP-Proxy-Restart».

Выполнив установку всех компонентов, сервер перезагрузится в автоматическом режиме.

Копируем приложение FilterPack64bit.exe на будущий почтовый сервер и запускаем его. После запуска мы будем иметь дело с Мастером установки MSOffice 2010 Filter Pack. Переходим далее:

Соглашаемся с требованиями лицензии и также жмем «Next»:

После подготовительной установки всех необходимых компонент, переходим к непосредственной установке почтового сервера ES 2010.

Перемещаемся в папку с распакованным дистрибутивом и запускаем файл установки «setup.exe». Выбираем 4-й пункт в меню «Install»:

Ознакамливаемся с информацией об ES 2010, жмем «Next»:

Читаем условия лицензии, соглашаемся, переходим к следующему шагу.

На следующем шаге нам предлагают оповещать компанию Microsoft об ошибках, происходящих с почтовым сервером, отказываемся (выбираем «No»).

Выбираем роли, которые будут установлены на сервер. В нашем случае это стандартный набор ролей, отмечаем «Typical Exchange Server Installation».

После этого, мастер установки интересуется есть ли в нашей сети ПК, на которых установлен почтовый клиент «Outlook 2003» .

Указываем доменное имя сервера почты для доступа из пользователей из .

Все предварительные настройки выполнены, выполняется проверка готовности к установке.

После проверки переходим к установке, нажав кнопку «Install».

После установки, кнопка «Install» сменится на кнопку «Finish» и появится окошко с уведомлением о перезагрузке системы для вступления в силу установленных компонент и настроек.

После перезагрузки системы для управления почтовым сервером можно использовать «Exchange Management Console».

Установка и настройка Exchange Server 2010 - Почтовый Сервер

Установка Exchange 2010: как заполучить собственный домен?

При этом общий почтовый ящик не предназначен для прямого входа. Учетная запись пользователя для общего почтового ящика должна оставаться отключенной.

Совет: Чтобы вы могли использовать общий почтовый ящик, администратор Office 365 должен создать его и добавить вас в качестве участника. Дополнительные сведения см. в статье Создание общего почтового ящика , в которой описываются необходимые действия администратора.

Добавление общего почтового ящика в Outlook

Что делать, если этого не произошло?

Если это не помогло, добавьте общий почтовый ящик в Outlook вручную:

Откройте Outlook.

Выберите вкладку Файл на ленте.

Щелкните Настройка учетных записей , а затем выберите в меню пункт Настройка учетных записей .

Выберите вкладку Электронная почта .

Убедитесь, что выделена правильная учетная запись, затем нажмите кнопку Изменить .

Щелкните Другие настройки > Дополнительно > Добавить .

Введите общий адрес электронной почты, например [email protected].

Нажмите кнопки ОК > OK .

Отправка почты из общего почтового ящика

Откройте Outlook.

Нажмите кнопку Создать сообщение .

Если поле От не отображается в верхней части сообщения, выберите Параметры > От .

Щелкните элемент От в сообщении и измените общий электронный адрес. Если общий электронный адрес не отображается, выберите пункт Другой адрес электронной почты и введите общий электронный адрес.

Нажмите кнопку ОК .

Отправить .

Теперь, когда вы захотите отправить сообщение из общего почтового ящика, адрес будет доступен в раскрывающемся списке "От".

Ответ на письма, отправленные на общий почтовый ящик

Откройте Outlook.

Откройте сообщение электронной почты, на которое вы хотите ответить.

В поле От в верхней части сообщения вы увидите имя общего почтового ящика. Если оно не отображается, выберите общий почтовый ящик в раскрывающемся списке "От".

Завершите ввод сообщения и нажмите кнопку Отправить .

Когда вы захотите отправить сообщение из общего почтового ящика, адрес будет доступен в раскрывающемся списке "От".

При отправке из общего почтового ящика получатели будут видеть в сообщении только общий электронный адрес.

Использование общего календаря

Использование общего списка контактов

Использование общего почтового ящика на мобильных устройствах (смартфонах и планшетах)

Для доступа к общему почтовому ящику на мобильном устройстве выполните указанные ниже действия.

По окончании настройки учетной записи общий почтовый ящик будет отображаться в списке учетных записей в программе Outlook для iOS или Outlook для Android.

Для удаления общего почтового ящика выберите меню Параметры > Учетные записи . Затем нажмите общий почтовый ящик и выберите Удалить учетную запись .

Отправка автоматических ответов с общего почтового ящика

Только у администратора Office 365 есть разрешения для настройки этой функции. Инструкции см. в статье