Рекомендации по организации рабочего места секретаря. Требования к внешнему виду секретаря

ГЛАВА 3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной организационной техники, к ее оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течении всего рабочего дня.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - "лицо учреждения", то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей, в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих.

В помещении должны находиться только те предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам, непосредственно в процессе работы.

Мебель для посетителей дожна находится в зале, хорошо просматриваемым секретарем, удобна для размещения в помещении.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машинке, чтения.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами оргтехники требует ее размещения с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т.п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола.

Следует помнить, что нередко секретарь имеет большое количество разных технических средств, включая оргтехнику, которой пользуются другие работники: конвертовскрыватель, бумагоуничтожающая машина, ламинабор. Их размещают таким образом, чтобы они были доступны для подхода и кратковременного пользования, но находились под постоянным наблюдением секретаря. Пользоваться своей пишущей машинкой, диктофоном, и термокопировальным аппаратом другим сотрудникам разрешать не следует, так как это может привести к серьезной поломке, а также к размножению посторенней информации. Секретарь несет полную ответственность за ту аппаратуру, которая находится в его кабинете и поэтому спрашивать за нее будут, в первую очередь, с ответственного работника и взыскивать за поломки тоже с него.

3.1. Организация работы секретаря, руководитель которого часто отсутствует

Секретарь должен иметь возможность при необходимости говорить со своим руководителем по неотложным делам.

Если работа руководителя хорошо согласована с работой его секретаря, то оба имеют один план, из которого видно, в какое время руководитель будет находиться в определенном месте и как с ним можно связаться по телефону или по телексу, если это необходимо.

Существуют руководители, у которых длительность отдельных бесед, совещаний, а также время, на которое они назначены, весьма различны. В этом случае можно связаться с ним только в определенное время. Об этом времени оба должны четко договориться.

По-моему мнению, руководитель должен всегда говорить своему секретарю, куда он идет, как с ним можно связаться, если возникнет необходимость и во сколько он вернется, хотя бы приблизительно. И в этом нет ничего предосудительного.

3.2. Работа на совещаниях. Подготовка к проведению конференций.

Приглашение на конференцию нужно разослать приглашенным, по крайней мере, за 2 недели до ее начала, причем следет просить ответить на приглашение, поскольку необходимо знать, сколько прибудет участников.

В приглашении обязательно должно быть указано место заседания, часть здания или корпус, этаж, комната, а также наименование транспорта, на котором можно будет добраться до назначенного места.

Нужно позаботиться о том, чтобы при проведении заседаний было обеспечено следующее:

1) помещение для заседаний на все время их проведений;

2) обеспечить проход приглашенных через вахту или проходную без задержки. Для этого необходимо заранее составить список приглашенных и отдать на проходную;

3) служебные машины или такси для подвоза участников из гостиниц или с вокзала;

4) обслуживание в зале заседаний.

ГЛАВА 4. РАБОТА СЕКРЕТАРЯ ПО БЕЗДОКУМЕНТНОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ

Профессия секретаря требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его оязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документационной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т.п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороий деловой контакт с руководителем, умение выполнить работу в стиле руководителя.

Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы.

К документному обслуживанию относится: составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача их на хранение, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машинке документов.

Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителй различных уровней управения отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретарь руководителя крупного учреждения, предприятия6 организации имеет в совем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистки) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслуживания: прием посетителей, работа с телефоном и т.д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет по мимо своих основных обязанностей еще значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников совего подразделения.

ГЛАВА 5. ДЕЛОВЫЕ КОНТАКТЫ СЕКРЕТАРЯ.

Одним из важных деловых контактов является взаимоотношение руководитель-секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени, а также в выполнении намеченных мероприятий, освобождая от выполнения вспомогательных технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей.

К сожалению, на практике секретарь часто встречается с такой трудностью, как необязательность руководителя в отношении информации о его местоприбывании, что создает большие трудности. В таких случаях секретарь имеет право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернется.

Следует учесть,что не все руководители умеют рационально планировать свое рабочее время. Помочь руководителю в этом - задача секретаря. Необходимо последовательно, но не навязчиво воспитывать потребность в планировании времени. Желательно вместе с руководителем ежедневно уточнять намеченные мероприятия на следующий день. Делать это можно во время утреннего доклада о текущих делах и корреспонденции или во время вечернего доклада.

Секретарь должен в учетных формах отметить и сообщить посетителю время посещения.

Время обеденного перерыва у секретаря и руководителя не должно совпадать.

Одна из главных задач секретаря - буть чутким посредником между руководителем и подчиненными. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятной обстановки и деловых отношений с другими сотрудниками. Зная режим и характер работы руководителя, секретарь может в случае необходимости оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем; помочь составить документ, удовлетворяющий личную просьбу и т.п. Секретарю важно установить деловые контакты с сотрудниками различных подразделений своего предприятия. В некоторых случаях секретарю приходится выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнение.

5.1. Пользование телефоном.

Основная задача секретаря в работе с телефоном - освободить руководителя от вызовов. Помощь секретаря в организации служебных разговоров по телефону способствует рациональной организации работы руководителей. Секретарь всегда должен помнить о необходимости соблюдения служебной тайны.

5.2. Организация приема посетителей.

Обязанности секретаря различны в зависимости от того, какой вид приема проводится руководителем. Прием посетителй можно разделить на три вида:

1) прием сотрудников своего учреждения по текущим делам

2) прием представителей других организаций

3) прием по личным вопросам

Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга, без исключения, может войти в кабинет руководителя только после доклада секретаря.

Илья Мельников

Тайны секретаря-референта: организуем рабочее место для максимального удобства

Понятие профессии секретаря-референта

Сегодня на рынке труда профессия секретаря-референта, пожалуй, самая распространенная, как среди соискателей, так и среди работодателей. Не случайно говорят: хороший секретарь – на вес золота. Профессия секретаря, пожалуй, самая близкая к профессии актера. Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что он всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Улыбка, приятный голос, легкая походка, уверенные жесты и доброжелательность независимо от настроения создают особую атмосферу в офисе.

Хороший секретарь – это, прежде всего, профессионал! Основы секретарского дела можно освоить за сравнительно короткий период времени, а настоящее мастерство, как и в любой профессии, приходит с годами.

Что же представляет собой профессия секретарь-референт, и почему она так популярна? Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначально означало доверенное лицо. Сейчас смысл слова остался тем же, но приобрел более широкое наполнение.

Поскольку управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, достаточно невелик, то руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь – административной) работы поручают своим секретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Эта новая разновидность секретарской профессии получила название секретаря-референта .

Секретарь-референт – это помощник руководителя. Существует несколько определений профессии секретаря:

1) Работник, ведающий делопроизводством учреждения, предприятия и т. п., а также ведущий деловую переписку отдельного лица. Также в обязанности секретаря входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами и управлениями организации.

2) Тот, кто ведет протокол собрания, заседания, а также следит за соблюдением регламента.

3) Выборный руководитель какой-либо организации, какого-либо органа. Или один из членов какого-либо выборного органа, ведающий делопроизводством и текущей работой организационно-исполнительного характера.

4) Руководитель, отвечающий за текущую работу учреждения или какого-либо органа.

Референт – это должностное лицо какого-либо учреждения, специалист не только в области секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; консультирует по определенным вопросам; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.

Секретарь-референт выполняет комбинированные обязанности секретаря и референта.

Секретарь-референт – это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Суть работы секретаря-референта заключается в ведении делопроизводства предприятия, деловой переписки, осуществлении приема посетителей. Также в обязанности секретаря-референта входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами предприятия, подготовка докладов, консультации. Список обязанностей секретаря-референта достаточно длинный и разнообразный. Все зависит от специфики компании и его собственной квалификации. Основные обязанности: осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия, обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации, контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

Отличие секретаря-референта от офис-менеджера:

Секретарь-референт – правая рука руководителя, специалист не только по секретарскому делу, но и в области деятельности фирмы, может самостоятельно принимать решения. Работа не только техническая, но и творческая, ответственная например, подготовка докладов, отчетов, выступлений руководителя, других важных документов.

Офис – менеджер – обеспечивает бесперебойную работу всего офиса, готовит презентации, переговоры, совещания, транспортное обслуживание, связь, обеспечение техникой и канцтоварами, в его обязанности может входить ведение кадровой работы (в случае отсутствия специалиста по кадрам), отвечает за чистоту помещений и за качество обедов. В подчинении у офис-менеджера могут быть сменные секретари, водители, повара, уборщицы и т. п.

Должность секретаря-референта является одной из наиболее востребованных и перспективных на рынке труда с точки зрения карьерного роста. Имидж и профессионализм компании во многом зависят от компетентности и мастерства секретаря – референта.

Для многих работа секретарем является стартовой позицией в карьерном росте (секретарь на ресепшен, секретарь, администратор, офис – менеджер, менеджер по работе с клиентами, помощник руководителя, руководитель отдела или филиала).

Организация рабочего места секретаря-референта

Правильная организация рабочего места секретаря референта – залог успешной трудовой деятельности. Поскольку секретарь – это «правая рука» руководителя, то и рабочее место бессменного помощника, находится в помещении, называемом «приемной», расположенном перед кабинетом начальника.

Требования к организации рабочего места секретаря.

Рабочее место секретаря условно делится на 3 зоны:

1) Рабочая зона – основное место работы, здесь расположен стол, телефон, компьютер и необходимая оргтехника. Рабочее место секретаря располагается рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной.

2) Вспомогательная зона – здесь располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т. д.

3) Зона обслуживания посетителей – здесь располагаются стулья для посетителей, журнальный столик, различные буклеты и т. п.

Необходимо четко выдерживать разделение зон, что позволит секретарю более продуктивно работать.

В комплект мебели для рабочего места секретаря должно входить: стол канцелярский, вспомогательный стул или тумба для технических средств, стол для посетителей, стул или кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, стулья для посетителей, шкафы и полки для хранения документов и дел, металлический сейф для хранения документов, штампов, бланков. В шкафу должна быть специальная секция, в которой не должны переводиться: качественный и дорогой кофе, растворимый и натуральный, чай, сливки, несколько коробок конфет, желательно одинаковых. Поскольку подавать руководителю и важным посетителям следует только полную коробку, в результате чего может накопиться несколько начатых коробок, из которых рачительный секретарь скомплектует полную. Подавать кофе следует в изысканном сервизе на красивом подносе.

Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормами норма площади служебных помещений должна составить не менее 4 м2 на одного работника.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

План

1. Введение

Телефонное обслуживание

Организация и проведение приема посетителей

Работа секретаря по подготовке служебной командировки

Работа секретаря по организации совещаний, конференций

Культура делового общения секретаря

Требования к внешнему виду секретаря

Организация рабочего места секретаря

Условия труда

Современная оргтехника: диктофон

Техника безопасности при работе с диктофоном

Используемая литература

1. Введение

В обязанность секретаря входит выполнение таких работ как переговоры по телефону организация личных встреч, участие в совещаниях, собраниях и подготовка и прием посетителей и беседы с ними, подготовка служебных командировок.

Содержание слова секретарь - достаточно широкое и многоаспектное. Секретарями называют как технический персонал, так и сотрудников, работающих на государственном уровне. Если от технических секретарей требуются только знание делопроизводства и машинописи, то к секретарям, обслуживающим офисы крупных компаний, предъявляют требования несравнимо более высокие: специальное высшее образование, компетентность в работе, владение устной и письменной речью, знание иностранных языков, быть общительными и дипломатичными.

Обилие обязанностей секретаря очень часто вызывает нехватку времени на их выполнение. Попытки сделать несколько дел одновременно недостаточно профессионально и четко.

Одно из важнейших задач секретаря - помощника руководителя является умение четко распределить не только свое рабочее время, но и время руководителя.

Безусловно, для того чтобы секретарь сыграл свою роль в организации рабочего времени руководителя, нужно не только его желание, но и самого руководителя. Между тем многие не осознают такой необходимости. Так что самая важная и первая задача секретаря - тактично объяснить руководителю важность проблемы, особенно если на его столе скопились бумаги, и он не в состоянии найти важный документ, скрывается намеченная встреча и обидевшийся важный клиент, уходит в другую фирму. В любом случае секретарю важно выбрать момент, чтобы показать руководителю, что он хочет и может помочь шефу организовать его рабочее время.

Значительную часть рабочего времени руководителя, как правило, занимают телефонные переговоры, прием посетителей, общения с зашедшими «на огонек» коллегами, просмотр большого числа документов. Это именно те участки работы, в организации которых может и должен помочь хороший секретарь.

Работа секретаря требует от него деликатности в работе с людьми, аккуратности, четкости, собранности в работе с документами, умение сработаться с руководителем и сотрудниками. Умение вести себя с людьми, способность создавать впечатление, повышающее авторитет руководителя - важнейшие факторы успеха секретаря в работе. Привнесение в деловые отношения человечности позволяет придать доверительное отношение между сотрудниками. Работа в дружественной атмосфере приносит значительно больше отдачи, чем работа в деловой, но «угрюмой» обстановке. Появлением благоприятной атмосферы в коллективе являются внимательное отношение друг к другу, открытые (не «формальные» и «дежурные») улыбки, шутки и даже смех.

Квалифицированный секретарь мастер своего дела, просто обязан: вкладывать душу в свою работу, знать сотрудников своей фирмы, их имена, должности, направления деятельности, особенности характера, использовать собственный пример поведения. Секретарь может изменить атмосферу в коллективе: это могут быть поздравления, поощрения и просто выражение внимания к сотрудникам со стороны руководителя. Так как общение руководителя с подчиненными происходит в основном через секретаря, то именно последний может много сделать для придания этому общению характер дружеского взаимодействия и поддержки.

Все вызовы руководителя по телефону идут через секретаря и оцениваются с точки зрения их важности и срочности. Секретарь должна точно знать круг лиц своей организации, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время. Уметь выделить вопрос, относящийся к компетенции руководителя или других работников. Через секретаря идет также прием посетителей. Личные контакты с людьми, где секретарь выступает в качестве первого лица данной организации, с которыми сталкивается посетитель, обязывает предъявить высокие требования к деловым качествам культуры поведения и внешности секретаря. Важным показателем культуры общения секретаря являются вежливость, корректность, доброжелательность. Внешний вид секретаря формирует мнение об организации в целом. Не случайно секретаря считают «лицом фирмы». Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен.

Секретарь занимается подготовкой служебных командировок. Каждая командировка должна быть тщательно продумана. Основная часть работы по подготовке служебных командировок ложиться на секретаря, это например оформления приказа, командировочное удостоверение, наводка справок о транспорте и другое.

В работе секретаря также встречается подготовка совещаний. Хорошо подготовленное совещание или конференция способствует повышению эффективности работы всех его участников. Самое важное при подготовке совещания это подготовка необходимой документации и обеспечение ею всех участников. Даже на совещании секретарь сталкивается с оргтехникой - это например, диктофон он позволяет записать устную речь с целью воспроизведения ее полностью либо по частям. Воспроизведение может быть замедленным и многократным.

При трудной работе секретарь не должен забывать о здоровье и условиях труда. Нельзя забывать о перерывах, гимнастике даже при полном графине на день или например об освещении, удобстве. Все должно быть продуманно при работе секретарем - референтом.

2. Телефонное обслуживание

Все вызовы руководителя должны идти через секретаря и оцениваться с точки зрения их срочности. Секретарь должна точно знать круг лиц организации, с которыми необходимо соединять руководителя в любое время. Уметь выделять вопросы, относящиеся к компетенции руководителя или других работников. Кроме хорошей осведомленности о работе своего учреждения секретарь должна уметь правильно вести разговор.

Секретарь обязана:

1.Быстро отвечать на вызовы

2.Снять трубку назвать учреждение и свою должность абонент должен знать с кем он разговаривает. Кроме того, такое начало разговора заставляет и собеседника назвать себя и изложить свой вопрос.

.Если дело касается руководителя, секретарь либо сразу соединяет с ним, либо если руководитель отсутствует или занят, срочной работай, просит собеседника перезвонить в определенное время, а не завтра на этой неделе через пару дней. При этом секретарь записывает, кто звонил, из какого учреждения и по какому делу эта запись передается руководителю и дает ему возможность подготовиться к предстоящей беседе.

.Если вопрос может быть решен другим работником, секретарь отсылает собеседника к нему.

.В случае длительного отсутствия руководителя сообщает абоненту фамилию и телефон работника его замещающего.

Кроме ответов на вызовы руководителя, секретарь по телефону по поручению руководителя передает те или иные сведения, наводит справки и другое.

Для этого нужно заранее подготовиться к разговору, записать основные данные, чтобы в процессе разговора не было досадных оговорок или пауз (поиск не достающих документов, забытых сведений, междугородние переговоры). Также заранее обдумать ситуацию, если нужное вам лицо в данный момент отсутствует, секретарь должна иметь необходимые телефонные справочники для постоянных абонентов самостоятельно заводит справочник или книгу.

Разговор секретарь должна вести вежливо и спокойным тоном не обрывать, резко не говорить громко, произносить слова четко и не очень быстро.

Если секретарь, получает по телефону какую либо информацию, отвечает на запросы, дает справки, то руководитель следует правилам:

1.Для записи поступающей информации секретарь должна иметь наготове ручку и блокнот, а также журнал телефонограмм.

2.Для выдачи справок секретарь должна иметь список телефонов своего учреждения.

.В случае, когда для выдачи справки необходимо отыскать какие то сведения, то не следует оставлять собеседника более чем на одну или две минуты (один, два раза взять трубку) если требуется продолжительный поиск, то сразу предупредить собеседника взять номер его телефона и самой перезвонить.

Телефонные сообщения, как правило, целиком записывать не нужно. Выбирают главное - название события, цифры. Можно пользоваться сокращениями. Полученное сообщение лучше проверить, прочитав его собеседнику. Обязательно записывают дату и время звонка, фамилию имя отчество и должность звонившего (организация), суть сообщения, по какому номеру перезвонить, и когда перезвонят в какое время.

3. Организация и проведение приема посетителей

Личные контакты с людьми, где секретарь выступает в качестве первого лица данной организации, с которой сталкивается посетитель, обязывает предъявить высокие требования к деловым качествам культуры поведения, речи и внешности секретаря.

Секретарь обязана:

Знать круг лиц, имеющий доступ к руководителю в любое время.

1.Довести до сведения всех работников своего учреждения часы приема у руководителя по текущим вопросам, подпись, согласование документов если работник настаивает на другом времени секретарь должен узнать по какому вопросу доложить руководителю согласовать с ним время приема и сообщить работнику.

2.При приеме работников других учреждений или командированных из других городов выяснить согласованно ли посещение заранее письмом или по телефону. Секретарь должна на кануне напомнить о нем руководителю, в противном случае узнать у посетителя, по какому делу и из какой он организации при необходимости направить к соответствующему работнику. Если же необходим лично руководитель, то секретарь докладывает о посетителе в случае отсутствия или занятости руководителя договориться с посетителем о новом сроке. При этом записать дату и час приема, фамилию, должность, название учреждения, адрес и телефон, по которому в случае необходимости можно с ним связаться. Дает свой номер телефона.

.Работа секретаря по организации приема посетителей своей организации по личным вопросам заключаются в следующем:

а) в специальный журнал или на карточку записывают данные о посетителе и указываются представленные по делу документы. Секретарь должна знать, какие документы необходимы для рассмотрения данного вопроса.

б) хранит неоконченные и недовведенные до конца дела и при повторном посещении подготавливает все имеющиеся по данному вопросу документы.

в) делает отметки в журнале о ходе рассмотрения и об окончании решении вопроса дает справки посетителям лично, письменно или по телефону, готовит необходимые справочные материалы.

С посетителями секретарь должна поздороваться предложить ему сесть, попросить назвать себя и изложить причину посещения. Внимательно выслушать посетителя при этом не заниматься своими делами. В разговоре секретарь должна проявлять максимально такта, вежливости, терпения и осведомленности в делах своего учреждения.

Журнал регистрации приема граждан по личным вопросам

№Дата приемаФамилия, имя, отчество посетителей (заявителей)Место работы, должность и адреса заявителейКраткое содержание, просьбы заявителяФамилия ведущего приемМеры принятые по заявлениюРезультат рассмотрения просьб

4. Работа секретаря при подготовке служебной командировки

Каждая командировка должна быть тщательно подготовлена. Основанная часть работы по подготовке ложиться на секретаря. Она готовит и оформляет приказ по командировке, командировочное удостоверение, наводит справки о транспорте, времени его отправлении и прибытия. Информирует об этом руководителя и получив указания, покупает билеты, обеспечивает заказ гостиницы.

Помощь секретаря в подготовке командировки заключается в следующем:

1.Подбирает всю необходимую информацию.

2.Печатает необходимые материалы и документы.

Например: доклады, справки, договора, контракты и так далее.

3.Печатает программу командировки с указанием организаций и лиц, времени, на которое назначены встречи и мероприятия, копию программы оставляет у себя, чтобы знать местонахождение руководителя, на случай необходимости, что-то срочно ему сообщить.

Подготовка командировок руководителя.

Подготовка материалов к командированию руководителя является обязательной функцией секретаря-референта.

Секретарь-референт готовит проект приказа о командировании, выписывает командировочное удостоверение, совместно с руководителем составляет и печатает программу командировки. В программе перечисляются организации, которые планируется посетить, должностных лиц и так далее.

Секретарь-референт подбирает документы, собирает необходимые справки и по указанию руководителя готовит материалы для выступления, тезисы доклада, реферат.

В обязанности секретаря-референта, входит также детальная проработка маршрута поездки руководителя, заказ билетов, бронирование гостиницы.

Во время отсутствия руководителя, секретарь выполняет свою обычную работу, а также полученные от руководителя задания и поручения, после возращения руководителя из командировки секретарь:

1.Информирует о выполнении заданий и о вопросах, возникших в его отсутствие.

2.Обрабатывает материалы командировки, перепечатывает размножает их, а затем передает в соответствующие структурные подразделения или отдельным работникам.

Также секретарь помогает обрабатывать соответствующие материалы, оформляет отчет о командировке.

Журнал регистрации выдачи командировочных удостоверений

Дата выдачиДолжность Фамилия, имя, отчествоМесто комментированияЦельСрок командированияДата и номер приказа

5. Работа секретаря по организации совещаний, конференций

Четкая организация совещаний способствует повышению эффективности работы всех его участников самое важное в работе по организации совещаний подготовка необходимой документации и обеспечение ею всех участников. Секретарь организует размножение и рассылку материалов не позднее, чем за три рабочих дня до заседания по утвержденному руководителем списку полная и своевременная информация по вопросам совещания дает возможность сократить время его проведения и принятий наиболее продуманных эффективных решений. Сообщает участникам время и место проведения совещаний при необходимости регистрирует их. Своевременно иные организационные задачи выполняет секретарь при подготовке к конференции или широких совещаний с участием представителей часто иногородних предприятий.

В этом случае секретарь обязана:

Заказать места в гостинице.

Оказать помощь работникам при проведении конференции в установлении контактов с докладчиками, в установлении контроля за поступление и размножение материалов.

Решить вопрос если совещание будет стенографироваться.

На кануне совещания:

1.Вместе с работниками хозяйственного отдела проверить помещения зала совещаний, соответствующие количество мест в зале и предусмотреть наличие доски, мела, указки и так далее, исправность аппаратуры, микрофонов, магнитофонов, диапроекторов.

2.Проверить изготовления объявления о месте нахождения зала совещаний и табличках помещений у входа в зал и месте регистрации.

Перед началом совещания:

Самостоятельно или с помощью других работников провести регистрацию участников совещания, если состав участников известен, используют списки по форме восемь, также этот список используют для рассылки материала и пригласительных билетов.

Форма № 8

№ п/пФамилия, имя, отчествоДолжностьУчреждение, организацияТелефон

На заседании ведется протокол с указанием: обсуждения, обсуждаемых вопросов, фамилий, обсуждений принятых по каждому вопросу, решений и сроков исполнения решений.

После окончания совещаний:

1.Секретарь перепечатывает, исправляет и дополняет текст совещания.

2.Предоставляет на подпись председательства протокол совещания не позднее одного - двух дней после заседания.

.Контролирует сроки и количеств перепечатания стенограмм или диктофонных записей.

.Подлинники протоколов, заседаний и представленных на рассмотрение материалов хранятся у секретаря. Сроки исполнений поручений по решению заседания исчисляются со дня заседания.

.Контроль за исполнение поручений осуществляет секретарь собрания.

.При необходимости организует заказ и размножения материалов совещания (машинописное бюро, типография, ксерокс)

.Согласовывая с руководителем список лиц, которым необходимо направить материалы совещания.

6. Культура делового общения секретаря

Важным показателем культуры общения секретаря-референта являются вежливость, корректность, доброжелательность. Секретарь должен владеть мимикой своего лица, интонациями голоса, жестом. Деликатность, предупредительность в отношениях с посетителями и сотрудниками, некоторая доля артистизма - все это обеспечивает успешную работу секретаря.

Секретарю необходимо знать правила приветствия. При появлении в приемной посетителя секретарь должен поздороваться с ним, предложить сесть. При первой встрече с руководителем, должностным лицом высшего ранга или при приеме почетного гостя секретарь обязан встать, поздороваться. Если нужно поздороваться за руку, то следует встать из-за стола, выйти к посетителю и подать руку (женщине позволяется не подавать руки, если она не желает этого делать).

Если секретарь видит посетителя впервые, он должен назвать себя. После этого секретарь осведомляется, как зовут посетителя, по какому вопросу он пришел. Необходимо соблюдать такт, употреблять только вежливые формы обращения, быть доброжелательным.

Уважение к людям должно стать повседневной нормой поведения и привычным способом обращения с окружающими. Такова профессия секретаря-референта.

При приеме посетителей секретарь не должен вести личные беседы по телефону, а также должен воздерживаться от бесед, раскрывающих служебные тайны, и не сплетничать.

При появлении посетителя секретарь должен закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтение любых документов надо прекратить и заняться посетителем.

Секретарь должен помнить, что формальное общение, когда стремление понять и учитывать особенности личности собеседника, когда используется привычный набор «масок» (притворной вежливости, излишней строгости, иронии, превосходства, безразличия и тому подобное), посетитель остро чувствует и по своим ощущениям составляет впечатление об организации в целом.

Важной формой общения секретаря, с посетителями является беседа.

Секретарю приходиться вести деловую беседу с разными по возрасту, по положению в обществе и по типу нервной системы людьми. Залогом успешного разговора являются компетентность, тактичность, доброжелательность, стремление оперативно решить проблему или оказать помощь в решении. Секретарь должен оценить психологическое состояние собеседника, составить представление о существе проблемы, дать посетителю возможность высказаться. Чем подробнее и обстоятельнее будет изложен вопрос, тем больше возможность найти правильное решение.

Важно уметь задавать вопросы посетителю и особенно слушать его.

Тон разговора должен быть нейтральным. Нельзя начинать беседу с отказа и утверждения невозможности решить вопрос. Как правило, это вызывают негативную реакцию, и ведет к возникновению конфликтной ситуации. Если даже ответ отрицательный, секретарь должен тактично и доброжелательно подвести собеседника к этому выводу, убедительно показать не возможность положительного решения.

Во время беседы не следует перебивать посетителя, заниматься посторонними делами, прерывать беседу телефонными разговорами. Если телефонный звонок раздался, то в зависимости от вида беседы секретарь снимает трубку и переносит телефонный вызов на удобное время, либо просит извинения у посетителя и кратко проводит телефонный разговор.

Деловое общение секретаря-референта не ограничивается с контактом с посетителями. Важнейшее место в его работе занимают взаимоотношения руководитель - секретарь.

От того, как складываются отношения между руководителем и секретарем-референтом, зависит успех их совместной трудовой деятельности, психологический микро климат, удовлетворение от работы.

Выше уже говорилось, что секретарь-референт, по существу, выполняет функции первого помощника руководителя. Секретарь обязан хорошо знать область деятельности руководителя, проблемы и задачи, которые он решает, оказывает ему помощь в своевременном осуществлении намеченных мероприятий, выполнять вспомогательные технические операции, готовит необходимую корреспонденцию и информацию, регулировать телефонные звонки и потоки посетителей. Секретарь должен иметь представления о задачах учреждения, основных направлениях его деятельности, его структуре и кадровом составе, а также о характере руководителя, стиле его работы, привычках.

Уже при приеме на работу руководитель должен подробно рассказать секретарю-референту о методах своей работы, привычном режиме, и личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается не сразу, требуется испытание временем, совместной работай.

Дж. Харисон - называет следующие качества, необходимые для секретаря:

1.Секретарь не должен допускать ошибок в документах и тем самым освободить руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь должен на деле доказать руководителю, что может работать самостоятельно.

2.При разговоре по телефону секретарь должен уметь тактично ответить на любой вопрос, а руководитель должен доверять своему секретарю решение вопросов, которые в деятельности конторы считаются конфиденциальными.

.Секретарь должен уметь выбирать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, чтобы избавить его от необходимости детально изучать материалы.

.Секретарь должен понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня.

.Секретарь должен четко предоставлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоятельном решении вопросов в отсутствии руководителя, а руководитель должен быть, в свою очередь, уверен, что секретарь справиться стой, работай, которая может возникнуть в его отсутствие.

.Руководителю необходимо постоянно информировать секретаря о всех своих делах, чтобы тот мог максимально помочь ему.

.Руководитель должен уметь признавать свои ошибки и приносить извинения, когда он не прав.

.Руководитель должен полагаться на пунктуальность секретаря, а секретарю следует знать, что руководитель иногда может быть не пунктуальным.

.Обеим сторонам не обходимо чувство юмора.

.Поведение секретаря и эффективность его работы пример для всех сотрудников.

.Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, например, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и так далее.

Для того чтобы взаимоотношения руководителя - секретарь успешно складывались, следует координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. При этом должны быть учеты специфические условия работы предприятия, личность руководителя и секретаря: время прихода на работу, доклада о поступившей корреспонденции и текущих делах, время обеденного перерыва, приема посетителей, время ухода с работы.

Хороший секретарь должен тактично проявлять внимание к руководителю и уважительную заботу о нем. Секретарь обязан быть лояльным к недостаткам руководителя и, по возможности, компенсировать их своей работай.

Достижения наилучшего контакта между секретарем и руководителем требуют определенных обоюдных усилий.

Специалисты-психологи считают, что не только руководитель формирует деловые качества своего помощника, но и секретарь-референт в свою очередь может оказать влияние на поведение и характер руководителя.

Американские психологи выработали соответствующие рекомендации, которые объединили под названием «Десять способов управлением шефом». Приведем их.

1.Надо четко знать, при каких обстоятельствах вы конфликтуете, друг с другом, в каких случаях говорите комплименты, а когда нуждаетесь в помощи.

2.Знаете, что ему нужно и стараетесь предвидеть его потребности. Никогда не критикуйте его на людях и не оценивайте его

.Живите законами коллектива. Не забывайте, что уважение - основа успешного сотрудничества.

.Создавайте атмосферу доверия, демонстрируйте доверие, говорите о доверии.

.Будьте дружелюбны и общительны. Не воспринимайте критику как глубоко личную обиду.

.Овладевайте новыми знаниями и помогайте в этом своему шефу.

.Обсуждайте проблемы. Будьте объективны и профессиональны.

.Возьмите инициативу в свои руки. Анализируйте, предлагайте варианты решения проблем.

.Призывайте шефа в свои наставники.

10. Продемонстрируйте, что вы понимаете и разделяете управленческую политику вашего шефа.

Одна из основных задач секретаря - умение быть посредником между руководителем и сотрудниками. Он должен приложить максимум усилий для создания благоприятных деловых отношений руководителя с другими сотрудниками. Зная режим работы и характер руководителя, секретарь может оказать помощь сотрудникам в организации приема их руководителем, помочь составить тот или иной документ, удовлетворить личную просьбу и так далее.

В практике секретаря не редкий случай, когда секретарю приходиться сглаживать конфликты, возникающие между руководителем и сотрудниками. Здесь много зависит от гибкости и поведения секретаря в сложных ситуациях, умение владеть своими эмоциями.

Секретарю под час приходиться выступать от имени руководителя. Очень важно уметь вежливо и четко давать нужные указания, контролировать их выполнения. При этом не допустимы фамильярные отношения с сотрудниками, проявление высокомерия, бюрократизма или равнодушия.

Секретарю-референту важно установить хорошие деловые контакты с секретарями структурных подразделений своего предприятия, а также выше стоящих и подведомственных организаций.

7. Требования к внешнему виду секретаря

Внешний вид секретаря-референта формирует мнение об организации в целом. Не случайно секретаря-референта считают «лицом фирмы».

Внешний вид секретаря должен быть тщательно продуман, современен и аккуратен. Главное требование к костюму - строгость, элегантность. Здесь все зависит от вкуса человека. Основное - костюм должен быть удобным, практичным, строгим. Беседовать с человеком, одетым неряшливо, неопрятно, не следящим за собой не приятно.

Такая беседа оставляет негативное впечатление о данной организации. Сказанное относиться и к выбору аксессуаров к костюму.

Не рекомендуется дополнять рабочий костюм броскими, в особенности крупными драгоценными украшениями не красит секретаря разностилие украшений. Украшение должны подчеркнуть достоинства костюма и его хозяйки. В тон костюма следует подбирать туфли. Обувь должна быть удобной и модной. Для работы рекомендуется сменная обувь.

Секретарь-референт должен постоянно помнить о личной жизни. Особенно внимательно к вопросам гигиены нужно относиться в жаркие дни. Не следует пользоваться парфюмерными веществами, имеющие резко выраженный запах. Руки секретаря всегда должны быть в идеальном порядке, прическа аккуратная, быть к лицу, гармонировать с костюмом и с окружающей обстановкой.

8. Организация рабочего места секретаря

Рабочее место - это зона трудовой деятельности одного или нескольких сотрудников оснащенное необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. Рациональная организация рабочих мест и создания наилучших условий труда, для работников секретарских служб включая планировку. Планируется служебное помещение в соответствии с характером выполняемых работ, рациональное размещение мебели и специального оборудования, а так же создание необходимого комфорта способствует эффективному труду.

Комплект мебели для оборудования рабочего места входят: письменные столы обычные, специализированные, вспомогательные столы и тумбочки для хранения справочного материала для установки оргтехники, телефонов, картотек, и так далее. Кресло, стулья подъемно - поворотные, шкафы обычного типа и специализированные.

Работники делопроизводства должны быть обеспечены необходимыми справочными материалами, инструктивными.

Например: должностными инструкциями, инструкциями делопроизводства, телефонные справочники.

Канцелярский стол является основным рабочим местом служащего, на столе должны находиться предметы, которые необходимы в данное время. Стол имеет выдвижные ящики, полки, где помещаются различные канцелярские принадлежности (журналы, дела). В письменном столе рабочие принадлежности, которыми постоянно пользуются, располагаются на верхних полках, все предметы, которыми пользуются реже, располагаются ниже, телефон должен стоять на столе или специальной подставке, с лева или с права так чтобы телефонную трубку можно было держать одной рукой, а в другой руке ручку для записи необходимой информации. Образцовый порядок на рабочем столе залог высокой производительности труда.

Железные шкафы и сейфы служат для хранения секретной документации, печатей штампов, бланков строгой отчетности денег, сейф должен всегда быть закрыт в нем не должно лежать ничего лишнего и тем более личных вещей. Ключи от шкафов, столов, сейфов хранятся в местах установленных руководителем организации. В соответствии с действующими нормами площадь служебных помещений устанавливают из расчета четыре квадратных метра на одного работника.

Рабочее место секретаря-референта - это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей. В пределах зоны можно различать три сектора - основной, где находиться рабочий стол с приставками и необходимой оргтехникой, сектор обслуживания посетителей и вспомогательный сектор, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование.

Общая площадь приемной, где находиться секретарь-референт, должна быть в пределах двенадцати - шестнадцати квадратных метров.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Кроме того, организация рабочего места предполагает учет антропометрических данных исполнителя и обеспечение соответствующих нормам условий труда. Коснемся, прежде всего, мебели - стола и стула.

Применение наиболее рациональной мебели в работе любого сотрудника управления играет важную роль. В отдельных случаях производительность труда от удачно подобранной мебели повышается на десять - двадцать процентов.

Учитывая насыщенность трудового процесса секретаря-референта оргтехникой, оправданной будет П - образная планировка рабочего места (рисунок 1).

Рисунок 1. П- образная планировка рабочего места секретаря-референта

Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зеленого, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20-50%) и легко чиститься, углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется шести десяти сантиметров (на уровне колен) и не менее восьми десяти сантиметров на уровне ступней. Все, что постоянно требуется секретарю во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая.

Располагать принадлежности на рабочем и приставочном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.

Важным элементом рабочего места является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей. Целесообразно выделить один ящик для хранения личных вещей. За порядком на рабочем столе следует постоянно следить. Может показаться преувеличением, но такой простой вид мебели, как стул, играет большую роль в организации рабочего места управленческого работника. От выбора стула в немалой степени зависит эффективность труда - неудобная поза утомляет, делает человека менее работоспособным.

У секретаря - референта стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволит подогнать его под любой рост (рисунок 2).

Сиденье стула должно быть слегка закругленным с краев, чтобы не затруднять кровообращение бедер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести. Для управленческих работников изготавливают стулья и кресла с подлокотниками, для работы на компьютере или с ВТ - без подлокотников, чтобы не стеснять движения.

Для работы, сидя, при среднем росте в 1,7 метров, целесообразно выдерживать следующие размеры:

высота подъемного стула - 0,45 - 0,6 метров;

площадь сиденья не более 40×40 сантиметров;

Зона, в которой можно перемещать стул:

0,6 метра по глубине;

1 метр - по длине;

Общая площадь - 1,2 метра².

Сиденье стула должно быть покрыто латексом толщиной около одного сантиметра, сверху которого накладывается влагонепроницаемый материал (меланжевая ткань, натуральное волокно).

Кроме стула с приставками, в состав рабочей мебели секретаря-референта входит также стул для посетителя.

В секторе обслуживания посетителей должны быть три - четыре стула. Вспомогательный сектор оборудуется шкафом - стенкой (трех - четырех секционным) или вращающимся стеллажом для хранения документов (рисунок 3).

Рисунок 3. Стеллаж для хранения документов

Для хранения документов конфиденциального характера, печатей, штампов используются металлический сейф. В некоторых случаях устанавливается и платяной шкаф. Шкаф желательно делать встроенным (секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видном месте).

Обязательными техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь-референт, являются персональный компьютер, телефон (возможно также радио или сотовый телефон, пейджер), телефакс и копировальный аппарат (ксерокс), иногда диктофон.

В средства оснащения входят канцелярский прибор, папки и скоросшиватели, блокнот - шестидневка, календарь, ручки, фломастеры, пюпитр, маркеры, дырокол, приспособления для подшивки бумаг, калькулятор, лампа настольная, корзина для бумаг, лотки для документации, контрольная картотека, сшиватель бумаг, липкая лента, кнопки, скрепки и другое мелочи и ложемент для их хранения.

Допускаются в приемной размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема, образцов документов, календаря и другого.

В приемной у секретаря-референта для оказания первой помощи должна находиться аптечка, соответствующим образом укомплектованная (бинты, йод, валидол, нашатырный спирт, таблетки от головной боли, вата стерильная и другое).

. Условия труда

Условия труда и отдыха работников секретариата. Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно - гигиеническим нормам и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленения помещения, установление правильного режима труда и отдыха.

Основные санитарно - гигиенические нормы оговорены стандартами, приведенными в таблице (таблица 1).

Таблица 1 Санитарно-гигиенические нормы

Санитарно-гигиенические факторыНормативные показателиТемпература воздуха, ºС: летом зимой 22-25 18-21Относительная влажность воздуха, %40 - 60Скорость движения воздуха, м/с, не более0,2Освещение рабочей поверхности, лк: люминесцентными лампами лампами накаливания 300 150Уровень шума, дБ, не более40-65Содержание вредных примесей, мг/м³ пыли15-20Коэффициент отражения стен, % не более 60

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Так как большинство документационных операций связано с использованием зрения (чтения, письма, работы на компьютере), напряжение зрения вызывает напряжение всех мускулов тела человека и влечет общее утомление.

Приемная должна, по возможности иметь естественное освещение.

Свет должен падать на рабочие поверхности стола и средств оргтехники с левой стороны или спереди. При этом источник света следует располагать под углом более 30º от горизонтальной линии взора (рисунок 4).

Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа).

Оптимальной температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом.

секретарь культура деловой командировка совещание

Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые подкладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. Для защиты от внешнего шума рекомендуется использовать беруши, которые снижают воспринимаемость внешних шумов на 50%.

Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое влияние.

С помощью цвета можно также подчеркнуть или затушевать особенности приемной. Например, светлая окраска зрительно увеличивает маленькую комнату, темная - уменьшает. Используя различные цвета, можно зрительно разделить помещение на отдельные участки. Важным является использование цвета в качестве носителя информации. Например: секретарь использует цвет при раскладке документов в папке различных цветов, выделяет отдельную группу карточек в картотеке и так далее.

Приемная должна, регулярно проветривается или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы.

Кратковременно открывание окон (5-8 минут) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк). Хорошо влияет на состав воздуха озеленение служебных помещений, так как растения не только выполняет декоративную функцию, но и улучшают состав воздуха, снижают нервное и зрительное утомление. Расположить растения можно вдоль оконных проемов, стен, на полу. Нежелательно размещение цветов на подоконниках, так как это уменьшает поток естественного света.

В приемной следует запретить курение. Не следует также пользоваться парфюмерными средствами, имеющими сильно выраженный запах.

Режим работы секретаря-референта и других сотрудников службы документационного обеспечения управления должно предусматривать определенное чередование периодов труда и отдыха. При регламентировании учитывается уплотненность рабочего дня, характер труда, нервно-эмоциональное напряжение, санитарно-гигиеническая обстановка. Режим труда и отдыха регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка организации. В них определены начало и конец рабочего дня, перерыв на обед и так далее. Регламентируя распорядок для сотрудников, в правилах следует предусматривать и определенные перерывы для кратковременного отдыха в течении рабочего дня (помимо обеденного перерыва). Например, для сотрудников, работа которых связана с долговременным пребыванием на рабочем месте (у секретаря-референта именно такая работа), целесообразно предоставлять 5-8 минутные перерывы через каждые два часа работы. Такие перерывы рекомендуется использовать для активного отдыха, например, физкультурных минут или пауз. Физкультурную паузу рекомендуется проводить дважды в день. Во время физкультурных минут рекомендуется проделать гимнастические упражнения, показанные на рисунке. (рисунок 5)

Рисунок 5. Гимнастические упражнения для секретаря.

Последнее (пятое) упражнение делается в покое. Следует расслабиться, закрыть глаза и медленно сосчитать до ста.

10. Современная оргтехника диктофон

Устройство и работа диктофона.

Диктофон - аппарат для записи устной речи с целью воспроизведения ее полностью либо по частям. Воспроизведение может быть замедленным и многократным. Что отличает диктофоны от других звукозаписывающих устройств. Термин «диктофон» образован от двух слов «дикто» - диктую, «фон» - речь.

При работе с диктофонами различают два режима.

1.Запись. Кабинетных диктофонов предусматривается возможность записи, как с микрофона, так и с различных линий (радиотрансляционная сеть, диспетчерская линия связи), а также возможность записи телефонных переговоров.

2.Воспроизведение. Диктофона осуществляется с единой целью - перепечатать, указывают текст. В карманах иных и других носимых диктофонах воспроизведение происходит без обеспечения различных удобств (повтор, замедление скорости).

Головки записи и воспроизведение в основном сходны между собой. Чтобы без искажения воспроизвести записанной на магнитной ленте сигнал и напряжение его движения относительно головки должны быть что и при записи в этом случае обмотку головки пишет создаваемое лентой магнитное поле обеспечивающие электрический сигнал, происходит это в результате сто «+» и «-» полюсы на магнитной ленте создают замкнутый в воздухе магнитный поток. Когда лента проходит около головки, этот поток замыкается через сердечник головки магнитное сопротивление который в несколько тысяч раз меньше сопротивления воздуха. При движении магнитной ленты отнесены головки воспроизведения, следующие за другими магнитики разной полярности. На обмотке головки при переменных возникает переменное напряжение, частота того напряжения совпадает с частотой исходного звукового сигнала.

Диктофон - это устройство (аппарат) необходимое для записи устной речи с целью воспроизведения ее полностью или по частям. Применение диктофонов способствует повышению производительностью труда и работника различных категорий, занимающиеся рукописью, стенографией, машинописью. Диктофон могут быть с питанием от автоматического источника постоянного тока с универсальным питанием и от сети, и от аккумулятора.

Диктофон делиться на два вида:

1.Пассивные - для записи речи в походных условиях, имеют малый вес и размер.

а) Карманные - применяются врачами, журналистами и так далее.

б) Сумочные для работы в условиях передвижения.

Кабинетные - предназначены для работы в кабинетных условиях (в основном работают от сети переменного тока).

а) Универсальные - обеспечивают возможность работы, как в режиме записи, так и в режиме воспроизведения.

б) Воспроизводящие, предназначены для воспроизведения записи, сделанной на универсальных носимых диктофонах.

Магнитная лента + диктофон.

Используется в условиях записи и выполняет роль писчей бумаги и служит средой хранения информации в диктофонах. Неподвижная головка создает магнитную запись на ленте движущейся относительно головке с постоянной скоростью.

Запись предоставляет собой совокупность большого числа магнитиков имеющих различную длину и напряженность поля. Для воспроизведения используется в головке воспроизведения.

Лента имеет тонкую гибкую основу из лавсана поле эфирных смол, понивинил - хлорида и другое. Существует много различных оксидов но, лучше: Fe2О3, GrO2.

Основа ленты покрывается порошком из магнитного окисла, состоящим из мельчайших частичек игольчатой формы.

Чтобы запись и воспроизведение информации были на высшем уровне необходимы качественные устройства.

Техника магнитной записи:

Чтобы записать информацию на магнитную ленту необходимо иметь устройство содержащие электрические цепи и обеспечивающие движение ленты с постоянной скоростью.

Звуковой сигнал в виде переменного напряжения, получаемый от микрофона, подается на вход диктофона. Сигнал усиливается и поступает через регулятор уровня записи на записывающие устройство. Звуковой сигнал преобразуется к виду, в котором лента воспринимает и запоминает. После всех преобразований сигнала подается на обмотку головки записи. Преобразование осуществляется магнитной головкой.

11. Техника безопасности при работе с диктофоном

1.Не устанавливать диктофон на неустойчивых поверхностях.

2.Не устанавливать диктофон вблизи источников тепла.

.Избегать попадания на них прямых солнечных лучей, влаги.

.Не устанавливать диктофон в помещении с агрессивными средствами (щелочи, кислоты).

.Не употреблять пищу вблизи аппарата.

.Избегать беспорядочного нажатия кнопок на диктофоне - это может привести к сбою программных функций.

.Во избежание несчастных случаев никогда не вскрывать и не разбирать аппарат, включенный в сеть!

.Проверить наличие и целостность заземляющих проводников, корпусов обслуживаемых электроустановок.

.Снять напряжение с участка электрической цепи, подлежащего обслуживанию или ремонту.

.Не касаться проводов и других токоведущих частей, находящихся под напряжением, без средств индивидуальной защиты.

.Не разрешается работать на электроустановках в случае обнаружения оборванных проводов, неисправности заземления и тому подобное.

.Перед работай проверить состояние вилки шнура и электрической розетки..

.Провода, исходящие от диктофона не должны быть перекручены и на них не должно, ничего находиться.

12. Используемая литература

1.Андреева В.И. - Делопроизводство: М., ЗАО Бизнес - школа Интел - Синтез 2001.

2.Басаков М.И. - Справочник секретаря-референта: Ростов - на - Дону, Феникс, 2001.

.Бройдо В.Л. - Офисная оргтехника для делопроизводства и управления: М., Филинъ, 1988.

.Кузнецова Т.В. - Секретарское дело: М., ЗАО Бизнес - школа Интел - Синтез 1999.

.Стенюков М.В. - Документы. Делопроизводство М., ПРИОР, 1999.

Секретарь-референт – это помощник руководителя. Существует несколько определений профессии секретаря:

2) Тот, кто ведет протокол собрания, заседания, а также следит за соблюдением регламента.

4) Руководитель, отвечающий за текущую работу учреждения или какого-либо органа.

Секретарь-референт выполняет комбинированные обязанности секретаря и референта.

Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Отличие секретаря-референта от офис-менеджера:

Организация рабочего места секретаря-референта

Требования к организации рабочего места секретаря.

Рабочее место секретаря условно делится на 3 зоны:

2) Вспомогательная зона – здесь располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т. д.

Необходимо четко выдерживать разделение зон, что позволит секретарю более продуктивно работать.

В интерьер приемной хорошо вписываются живые растения. Они не только выделяют кислород, но и украшают помещение. Возле компьютера можно расположить кактус, который поглощает вредное излучение, на подоконник желательно поставить низкорослые растения в небольших горшках, чтобы они не мешали проветриванию и проникновению света. На полу в свободных углах можно расположить крупные растения. Однако в любом случае следует соблюдать главное правило: растения не должны стоять на пути, мешая людям проходить, мешая секретарю брать нужные предметы, одним словом, растения надо располагать так, чтобы их не пришлось передвигать ни по какой причине, в противном случае растениям в офисе не место.

Кроме того, существует большое количество факторов, которые «отвечают» за работоспособность и стрессоустойчивость работника. Среди них: свет и цвет лампы, температура воздуха, шум в офисе, порядок на столе и даже высота стула.

Давно всем известно правило распределения потоков света: сверху слева. Только такое направление световых потоков застрахует от остеохондроза и близорукости (при другом расположении света нарушается правильное положение головы, которое нередко приводит к данным заболеваниям). Источник света следует располагать под углом более 30 о от горизонтальной линии взора. Требуемая сила света должна сочетаться с правильной подачей его на рабочее место. Поле зрения человека охватывает примерно 45 % во всех направлениях, любой свет в этой области должен рассеиваться.

Освещение рабочих мест может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольной лампы). Лампа в офисе должна быть дневного света, ни в коем случае не мерцающая. Для обеспечения рассеянного освещения при малой яркости светильников рекомендуется применять люминесцентные лампы типа ЛБ-ЛХБ.

Тишина – помощник секретаря. Любой шум раздражающе воздействует на нервную систему человека, приводит его состояние повышенной возбудимости и нервозности. Понятие шума включает все акустические явления, которое ухудшают самочувствие человека, снижает работоспособность, отражаются на здоровье, вызывая психические отклонения или ухудшение физического состояния. К шуму относятся не только громкие голоса, но и звук радио, телевизора, автомобилей за окном. Правильно поступают те руководители, в чьих офисах установлены двойные двери, звукоизоляционные рамы и перегородки и другие подобные приспособления. Уровень посторонних шумов, проникающих извне, определяется в соответствии с действующими нормами, но не более 40дБ. При подборе оборудования руководствуются уровнем шума, указанным в технических характеристиках аппаратуры. Если уровень шума оборудования превышает допустимый, а вынести шумящее оборудование невозможно, источник шума звукоизолируют, покрывая стены, пол и потолок акустическими звукопоглощающими материалами. Вокруг рабочего места могут быть установлены акустические перегородки. Высота перегородок 15–20 см. выше уровня головы сидящего человека. Такие перегородки позволяют снизить уровень шума до 2–3 дБ. В области низких частот и до 6 дБ. В области высоких частот. Кроме того, для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые подкладки под пишущей машинкой, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев.

В соответствии с действующими нормами температура в служебных помещениях должна быть в пределах 18–20 о С. Оптимальные климатические условия в служебном помещении является посылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что особенно вредно для людей занятых умственным трудом.

Оказывают эмоциональное воздействие и тона, в которых выполнен офис. Применение определенного цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, оказывает на сотрудников соответствующие психологическое влияние, сокращает утомляемость. Поэтому выбор окраски служебных помещений должен производится с учётом особенностей климата, условий работы и характера освещённости помещений, то есть в соответствии с требованиями технической эстетики. Правила рекомендуют подбирать окраску стен, потолка и мебели в зависимости от светопоглощающих или отражающих свойств различных цветов. Главное в цветовом решении офиса – мягкие, неконтрастные сочетания, без использования резких ярких цветов. Мебель должна быть светлой, но не очень яркой. Предпочтителен цвет натурального дерева. Сочные цвета могут присутствовать в различных деталях интерьера, аксессуарах рабочего места, обивке мебели.

Большое значение для эмоционального состояния работника имеют запахи, витающие в помещении. Исследования показали, что запах цитрусовых и свежезаваренного кофе в большинстве случаев понижает производительность труда, навевает мысли об отдыхе, как, в частности, и запах свежих булочек. Запах же некоторых цветов (розы) способствует производительности труда. Запах любимых духов, по оценкам психологов, также хорошо тонизирует и вызывает положительные эмоции. Но здесь следует помнить, что на запах любимых духов секретаря у кого-то может быть аллергия. И все же лучше всего способствует желанию трудиться свежий воздух. А для этого следует регулярно проветривать помещение. Проветривание не только поможет убрать все посторонние запахи, но и уничтожит все неблагоприятные явления (включая излучение, электростатическое поле), исходящие от технических средств, находящихся в помещении. При сидячей работе приток свежего воздуха должен быть не менее 30 м 3 в час. Благоприятные климатические условия на рабочем месте секретаря помогут создать кондиционеры или вентиляционные установки с ионизированным воздухом.

На рабочем месте современному секретарю-референту просто необходима оргтехника. Она облегчает работу и экономит время. Среди основных предметов оргтехники, можно назвать персональный компьютер, телефон, принтер, телефакс, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен уметь в совершенстве пользоваться всеми перечисленными техническими средствами.

Кроме того, помимо вышеперечисленных, секретарю понадобятся и другие вспомогательные средства. Вот примерный перечень организационной техники и канцелярских принадлежностей для оснащения рабочего места секретаря:

Пишущая машинка электронная (с электроприводом).

Автонабор.

Автоответчик, сопряжённый с диктофоном.

Часы настольные электронные.

Сшиватель документов электрифицированный.

Дырокол двухпуансонный электромагнитный.

Прибор канцелярский.

Папки регистраторы.

Папки с быстродействующим прижимом.

Латки для документов.

Нумератор-датировщик.

Блокнот-шестидневка.

Деловой блокнот.

Фломастеры, маркеры, механические карандаши.

Линейка пластмассовая с увеличительным стеклом.

Оформительские шрифты.

Клеевой карандаш.

Лента липкая (прозрачная и цветная).

Секретарь-референт должен быть обеспечен необходимыми справочными материалами (в том числе: инструкциями по ведению делопроизводства и другими нормативно-методическими документами, справочниками по действующему законодательству, орфографическим и терминологическим словарями, справочниками по написанию отдельных наименований слов, списками работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью данной организации, картотеками-указателями к сборникам постановлений и приказов вышестоящего органа и другими).

Рабочая зона, где располагается компьютер секретаря, должна быть просторной и хорошо освещенной, а также иметь кондиционер.

Компьютер должен быть установлен так, чтобы за ним было легко и удобно работать. Монитор устанавливают на одном уровне глаз секретаря, на расстоянии не менее 40 см.

Технические средства, которые используются в работе секретаря, следует расположить таким образом, чтобы были соблюдены санитарные и эргономические нормы. Так, практически вся оргтехника образует вокруг себя электростатическое поле, притягивающее пыль, а пыль, как известно, источник аллергии. Поэтому лучше рассредоточить эти технические средства на расстоянии в несколько метров друг от друга. Особенно подальше следует держаться от монитора и копировального аппарата.

В небольших компаниях нередко все технические средства сосредоточены именно в «приемной», что позволяет другим сотрудникам устроить в кабинете секретаря «проходной двор». В этом случае оргтехнику размещают таким образом, чтобы она была удобна для подхода и кратковременного использования и находилась бы под контролем секретаря.

Работа секретаря-референта – сидячая, а это означает нагрузку на позвоночник. С прямой спиной человек, как правило, не работает. Типичной рабочей позой является поза с наклоном туловища. С увеличением наклона увеличивается компрессия позвоночника.

У секретаря сидячая поза нередко сохраняется в течение почти всего рабочего дня. Она неблагоприятно отражается на состоянии внутренних органов. Во-первых, затрудняется брюшное дыхание как при вдохе, так и при выдохе. Это снижает вентиляцию легких и ухудшает работу органов пищеварения. Во-вторых, затрудняется отток венозной крови от всех частей тела, расположенных ниже пояса. Результатом является застой крови в венах ног, в венозных сплетениях прямой кишки и других органов малого таза и брюшной полости.

Нагрузка на позвоночник в положении сидя без опоры больше, чем стоя. В сидячем положении расслабляются мышцы, удерживающие поясничный изгиб. Он сглаживается, позвоночник выпрямляется, что ведет к увеличению нагрузки на тела позвонков и диски. Как правило, рабочая поза сидя сопровождается большим или меньшим наклоном туловища и головы. Следует чаще менять положение, прохаживаться. Стул должен быть обязательно со спинкой и, желательно, с подлокотниками.

При наличии близорукости увеличивается наклон головы и туловища при письме, чтении, требующих контроля зрения. Миллионы наших соотечественников страдают близорукостью. Даже при правильно выбранных очках следует соблюдать некоторые правила. К примеру, очки должны иметь фокус такой длины, чтобы голова при письме и чтении находилась в вертикальном положении. Для этого документы следует размещать не горизонтально, а на уровне глаз. Целесообразно пользоваться специальной подставкой, с помощью которой можно изменять угол наклона книги и поднимать ее на определенную высоту. Можно снабдить свой монитор дополнительным приспособлением – держателем для документов «Curtis Clip» или «Сopy Holder». С его помощью можно закрепить документ на одном уровне с монитором. Это облегчает и ускоряет работу.

Очки должны быть подогнаны таким образом, чтобы нижний край оправы не мешал направлению взгляда вниз. Очень удобны для работы контактные линзы.

Ну и наконец, еще одно условие работоспособности – порядок на рабочем месте. Важным элементов организации рабочего места секретаря является внутренняя организация отделений стола. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше всего приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления – для картотек, малой организационной техники, канцелярских принадлежностей и т. п. Необходимо постоянно и строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола. Соблюдение привычного порядка не только внутренне организует, но облегчает труд, делает многие операции автоматическими, экономит время. К тому же, если на рабочем месте порядок, секретарь знает, где находятся нужные документы, то они не исчезают таинственным образом, попадая на самом деле в папки с другими документами. Лучше всего располагать на столе только те документы и справочники, которые необходимы для работы в данный момент. Остальное следует убрать, но не отложить стопкой в сторону, а разобрать по документам и разложить по папкам. Нагромождение «бумаг» не только уменьшает рабочую площадь стола, но и отвлекает от решения служебных вопросов. Почаще проводите генеральную уборку на своем рабочем месте, в ящиках стола, шкафах, смело избавляясь от макулатуры и ненужных вещей.

И помните главное правило успешной работы: когда нам нравится наше рабочее место, появляется желание плодотворно трудиться.

Организация рабочего места руководителя

В обязанности секретаря-референта входит снабжение рабочего места руководителя всеми необходимыми принадлежностями, в том числе чистая, аккуратно нарезанная по формату бумага для заметок, заточенные карандаши, контроль за исправностью технических средств, поддержание порядка и чистоты в кабинете. На столе должен всегда быть чистый стакан, свежая вода в графине. Секретарь также должен знать учитывать в работе привычки своего начальника, особенности работы с документами. При этом секретарь должен в строжайшем порядке придерживаться определенных правил:

– не менять местами документы и канцелярские принадлежности на рабочем столе руководителя;

– не передвигать мебель;

– не менять расположение средств оргтехники, даже если они, на ваш взгляд, расставлены крайне неудобно.

Все изменения в кабинете руководителя должны производиться либо по его личному распоряжению, либо по результатам предварительного обсуждения с руководителем.

Особые принципы имеет планировка рабочего места руководителя. Обычно в комплект мебели для кабинета руководителя входят: письменный стол, стол – тумба для средств связи и оргтехники, стол и стулья для приёма посетителей, кресло подъёмно-поворотное на колёсиках, кабинетная стенка. Стол руководителя имеет большую поверхность, а стол для приёма посетителей ставится обычно перпендикулярно столу руководителя.

Здесь представлен ознакомительный фрагмент книги.
Для бесплатного чтения открыта только часть текста (ограничение правообладателя). Если книга вам понравилась, полный текст можно получить на сайте нашего партнера.

страницы: 1 2

Организация рабочего места секретаря

Задания для выполнения:

2. Решите тестовые задания.

Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места.

Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей.

При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;

3) в отдельных случаях потребность в особых условиях;

4) возможность установки дополнительного оборудования.

В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят:

1) стол однотумбовый;

2) приставка с тумбой под компьютер, компьютер;

3) стул подъемно-поворотный;

4) вспомогательный стол.

СОВЕТ . Рабочее место секретаря должно иметь необходимую площадь для оргтехники и такое месторасположение, чтобы секретарь мог видеть всех посетителей, а посетители при входе в офис сразу же видели секретаря.

Организация рабочего места секретаря руководителя формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места.

Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:

1) средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.);

2) средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе – портативная пишущая машинка);

3) средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);

4) средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф);

5) средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);

6) копировальные средства и аппараты;

7) шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;

8) офисная мебель и оборудование.

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря. Так, ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом, так как у посетителей, членов совещаний их может не оказаться в нужный момент, а техническое обеспечение переговоров и совещаний – его должностная обязанность.

В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

Диктофоны незаменимы в случае, когда необходимо бесшумное и точное отображение звуковой информации.

Сканер – удобное средство для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота.

Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон – факс – модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи. Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно для этих целей использовать программный продукт типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой , предназначенной для эффективной организации рабочего времени . В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник , адресная книга, блокнот и т. д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из компьютера.

Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях, справочно-информационные пособия – в специальных шкафах.

Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. В том случае, если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем. Не рекомендуется ставить в приемной мягкую мебель, так как при правильной организации труда длительное присутствие посетителей не предполагается.

Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню». Безусловно, визуально она должна быть изолирована от мест для посетителей. Категорически не рекомендуется превращать в буфетную рабочее место секретаря.

Рабочее место секретаря структурного подразделения должно быть оснащено техникой коллективного пользования (принтерами, телефаксом, копировальным аппаратом и др.) для более продуктивного ее использования. Своевременная замена сменных печатающих картриджей, организация ремонта должны быть в ведении этого сотрудника. Наличие секретаря подразделения делает возможным использование телефонного коммутатора с одной линией выхода вне организации.

Рабочее место секретаря подразделения должно быть оснащено ручными, механическими или электронными системами (такими как картотечные ящики, персональный компьютер) для фиксации и контроля над документами, полученными сотрудниками подразделения и находящимися у них на исполнении. Не лишней может оказаться и компактная пишущая машинка (электрическая или механическая) для машинописного заполнения бланков с точным и мелким графлением при отказе компьютерной техники , например из-за вирусной атаки, или особой секретности подготавливаемого документа.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимум удобств при выполнении обязанностей и не противоречить требованиям экономии площади помещения.

Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, – исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной.

Задача секретаря – сделать все, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т. п.

СОВЕТ . Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту.

Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть систематизированы, легко обозримы, доступны для работы.

Секретарь должен осуществлять постоянный контроль над сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием.

Подведем итоги: секретарю необходимо сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно, а самого секретаря в течение напряженного рабочего дня ничего не должно раздражать.

Каждый работник должен чувствовать себя уютно на рабочем месте.

Задания для выполнения:

1. Составьте конспект в рабочей тетради.

2. Решите тестовые задания.

Конспект будет проверен после окончания карантина.

Ответы на тестовые задания принимаются на адрес: *****@***ru

Тестовые задания:

1. Под рабочим местом служащего понимается:

пространство, в пределах которого работник, не перемещаясь, выполняет возложенную на него работу;

зона трудовой деятельности работника, оснащенная необходимыми средствами труда;

описание особенностей определенной профессии, раскрывающее содержание профессионального труда;

часть помещения, в котором совершается трудовая деятельность.

2. Под организацией рабочего места понимается:

система мероприятий по планированию рабочего места;

система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению;

система мероприятий по выбору и функциональному размещению мебели на рабочем месте.

3. Практика показала, что рабочее место секретаря лучше располагать:

в обособленном помещении;

в помещении, смежном с кабинетом начальника;

в обособленном помещении, смежном с кабинетом начальника.

4. Зона, где располагаются шкафы для хранения документов, является:

основной зоной;

зоной обслуживания посетителей;

вспомогательной зоной.

5. В комплект мебели для организации основной рабочей зоны секретаря обычно входят:

стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для технических средств, стул или кресло подъемно-поворотные на колесиках, стол для посетителей, стул (стулья) для посетителей;

стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для технических средств, стул или кресло подъемно-поворотные на колесиках;

стол канцелярский, вспомогательный стол или тумба для технических средств, стул или кресло подъемно-поворотные на колесиках, мягкие стулья (кресла), журнальный столик.

6. Во вспомогательной зоне кабинета секретаря обычно располагают:

шкафы и полки для хранения документов и дел;

металлический сейф для хранения бланков, штампов, документов;

диван или кресла;

оргтехнику;

рабочий стол;

картотеку.

8. В целях экономии физических усилий в процессе труда рекомендуется:

выберите несколько вариантов ответов

не держать на рабочем месте ничего лишнего.

каждая вещь должна иметь свое место и постоянную зону перемещения в процессе труда.

все вещи убирать во внутренние ящики стола, чтобы поверхность стола оставалась пустой.

все, что берут правой рукой, следует располагать справа, что берут левой – слева.

все, чем пользуются чаще (ручка, бумага), располагают ближе, чем пользуются реже – дальше.

всю оргтехнику размещать как можно ближе к рабочему месту.

документы, с которыми работает секретарь, рекомендуется положить так, чтобы их можно было легко брать, читать, удобно ими пользоваться.

9. Стул для секретаря должен быть:

подъемно-поворотным на колесиках;

подъемно-поворотным;

подъемно-поворотным на колесиках, вращающимся, с регулируемой спинкой.

10. Рабочее место руководителя состоит из зон:

основная зона, вспомогательная зона, зона обслуживания посетителей;

рабочая зона, зона совещания, зона отдыха;

рабочая зона, вспомогательная зона, зона отдыха.

11. Определите последовательность действий при оборудовании рабочего места необходимыми средствами и предметами труда: а. выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности; б. уточнить и выявить основные функции секретаря, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые он должен иметь.

первый шаг - а; второй шаг - б

первый шаг - б, второй шаг - а

12. Перечислите технические средства, которыми чаще всего пользуется секретарь.

13. Наилучшее качество печати обеспечивает:

лазерный принтер;

струйный принтер;

матричный принтер;

14. Устройство резервного копирования, предназначенное для сохранности информации на жестком диске посредством записи ее на кассеты с магнитной лентой, называется:

15. Вид связи, используемый для передачи на расстояние информации в виде текстов, чертежей, рисунков, называется:

телефонная связь;

электронная связь;

факсимильная связь.

16. Телефонная гарнитура - это:

устройство, предназначенное для нанесения на бумагу пластикового покрытия
с целью защиты от внешних воздействий;

устройство для передачи электронных документов, хранящихся в памяти компьютера;

устройство, состоящее из механически объединенных наушников и микрофонов, используемое для связи.

17. По назначению средства малой оргтехники можно разделить на подгруппы:

выберите несколько вариантов ответа

письменные принадлежности;

наборы и приборы для письма;

сервисные принадлежности;

принадлежности для скрепления бумаг;

хозяйственные принадлежности;

штемпельная продукция;

колющие устройства;

корректирующие средства;

бумажные изделия.

18. Перечислите виды папок.

__________________________________________________________

19. Какие средства малой оргтехники входят в подгруппу "Бумага, бумажные изделия":

__________________________________________________________

выберите несколько вариантов ответа

сервировочные и хозяйственные принадлежности;

лекарственные средства (аптечку);

туалетный столик;

набор продуктов и напитков;

предметы личной гигиены;

специальную литературу;

посудомоечную машину.