Документ начальная штатная расстановка. Отличие между штатным расписанием и штатной расстановкой

Рабочая деятельность в организации наполнена разного рода бюрократическими нюансами. Ведение некоторых документов обязательно и определено на законодательном уровне, в то время как другие бумаги представители компаний могут ввести исключительно по своему желанию. Одной из последних считается штатное замещение, используемое для формирования списка сотрудников организации и удобного слежения за ее .

Подробней именно об этом документе, принципах его оформления и особенностях данной процедуры пойдет речь сегодня. Также ниже можно найти образец для заполнения штатного замещения, который без проблем используется для ведения списка работников любого российского предприятия.

Штатное замещение или штатная расстановка – один из многочисленных документов, используемых в системе кадрового учета предприятия.

На законодательном уровне необходимость его ведения не утверждена, однако многие организации все-таки предпочитают иметь этот документ в своем наличии и систематически используют таковой в процессе деятельности. Связано подобное положение дел с рядом преимуществ, получаемых любым предприятием при ведении штатного замещения.

В общем случае этот документ содержит:

Скачать заполненную форму расстановки можно здесь:

Скачать бланк заполнения штатного замещения удастся тут:

Сроки и другие особенности хранения штатного замещения

В процессе ведения штатной расстановки организации ответственные за это лица вправе всячески корректировать и видоизменять документ. Главное – чтобы это делалось в рамке его структуры, а она оставалась неизменной. Проще говоря, кадровики могут вычеркивать из замещения уволенных сотрудников, менять их зарплату и осуществлять подобные действия, но при изменении табличной структуры документа необходимо провести его полную замену.

Как и любая хозяйственная документация, штатная расстановка имеет свой . Определен он в отмеченном ранее Приказе и составляет целых 75 лет. По истечению данного периода времени документ должен быть уничтожен и при необходимости заменен.

Если же в процессе деятельности предприятие вело штатное замещение, но позже отказалось от него, то сразу избавляться от документа не стоит. По закону расстановку нужно поместить в архив и продержать там положенный срок. Естественно, проверять соблюдение подобных норм никто не будет, но для реализации законодательных формальностей все же отказываться от них не стоит.

Непосредственно за хранение документа ответственно лицо, которое отражено в нем в качестве такового. Зачастую им является начальник отдела кадров, однако при необходимости в соответствующую графу можно вписать любого представителя отдела кадров или же руководителя организации. На законодательном уровне полномочия и требования к ответственному за хранение замещения лицу не определены, поэтому в этом плане следует полагаться исключительно на нормативно-правовые акты самого предприятия.

На этом наиболее важные сведения по резюмированному вопросу подошли к концу. Как видите, штатное замещение – довольно-таки . Стоит ли его вести или нет? Вопрос сложный. Пожалуй, представители любой организации должны ответить на него сами. Надеемся, представленный материал был полезен всем читателям нашего ресурса.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Многие сталкиваются с составлением такого документа, как штатная расстановка. Возникает актуальный вопрос, что он из себя представляет и чем отличается от расписания. Чтобы ответить на него, необходимо в отдельном порядке рассмотреть оба документа, а также составить сравнительный анализ. На основании полученных данных будет также решен вопрос и о необходимости составления данного норматива.

Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания?

Штатное расписание и расстановка имеют схожие объекты регулирования. Они нацелены на упорядочение структурной организации в компании. Именно на основе данных нормативов можно судить о наличии тех или иных должностей, подразделений и отделов.

Нередко работодатели задаются вопросом, как вместо двух документов ввести один удобный файл. В отличие от расстановки, расписание имеет законодательно утвержденную форму Т-3. Заполняется она в соответствии с образцом. Поэтому включение в нее положений из другого акта не совсем верно.

То есть на практике объединение данных нормативов в один не может быть осуществлено несмотря на схожие аспекты регулирования. Поэтому необходимо рассмотреть оба документа по-отдельности и выявить, чем каждый из них удобен и отличается от другого.

Расстановка кадров по штатному расписанию

Штатное расписание — это один из основных нормативов, который по законодательству должен присутствовать в любой организации. Он включает в себя следующие положения:

структуризация всех должностей, отделов и подразделений компании;
список всех вакансий с указанием количественного значения;
указание на уровень заработной платы по каждой из должностей.

В последний пункт включаются все надбавки и премии, предусмотренные для вакансии. Все они формируют итоговую сумму.

Образец данного документа утвержден законодательством и имеет форму Т-3. Все имеющиеся графы должны быть заполнены в обязательном порядке. Если определенных данных не имеется, то необходимо проставить прочерк.

Такой образец актуален для любой организации, как государственной, так и частной. Наименование должностей приводится в соответствии с установленным перечнем. Однако если компания частная и вакансия не предусматривает компенсаций и льгот, ее название может составляться произвольно. Главное, чтобы оно соответствовало наименованию в трудовом договоре с сотрудником и записи в трудовой книжке.

Составление штатной расстановки

Штатная расстановка не является обязательным для составления документом. Оформляется он в зависимости от необходимости по усмотрению работодателя или отдела кадров. Название данного норматива также может отличаться.

Основное назначение такого документа — это оптимизация внутреннего использования утвержденного расписания. Преимущество составления такого списка заключается в наглядности, а также в возможности оперативно менять и вносить информацию. Это обусловлено тем, что вступление данного образца в силу не требует издания отдельного приказа.

В итоге такой документ становится рабочей версией расписания. В него вносятся сведения не только по структурной организации компании, но и личные данные сотрудников — имена, даты начала работы и реквизиты приказов, дополнительная информация. Такой норматив также удобен в тех случаях, когда одна должность разделена по совместительству. К примеру два электрика работают на полставки каждый на одной вакансии. Расстановка содержит личную информацию по каждому из них.

Составляется такой образец исходя из производственной необходимости. Поэтому форма его заполнения и оформления является свободной. Однако для того, чтобы он мог использоваться как юридический документ, следует сохранять общий порядок составления подобных нормативов.

Сравнение штатного расписания и штатной расстановки

Основные отличия штатного расписания и расстановки можно рассмотреть по следующим аспектам:

образец составления — первый вариант имеет определенную законодательством форму Т-3, в то время как во втором случае документ составляется в произвольном порядке;
обязательность — форма Т-3 является обязательной для заполнения в любом учреждении;
сведения — расписание указывает на общие сведения по кадровым вопросом, в то время как расстановка их персонифицирует и уточняет;
показатели, которые содержатся в обязательном нормативе, являются утвержденной структурой предприятия, в документе произвольного характера отображаются обычно реальные данные;
срок хранения основного норматива составляет 3 года, необязательного — 75 лет.

Также отличием является законность документа. В случае со штатным расписанием на его основе сотрудники могут приниматься на работу. Расстановка же регулируют актуальную информацию, она может меняться в любое время и не требует оформления дополнительных бумаг.

В данном материале вы можете скачать образец и бланк штатной расстановки, а также узнать о некоторых особенностях заполнения этого документа.

Для чего нужна штатная расстановка

Штатная расстановка может пригодиться в работе человеку, который занимается кадровой работой. Форма такого документа как «штатная расстановка» не утверждена. Однако, на практике, форма штатной расстановки, чаще всего, формируется на основании формы № Т-3. В эту форму просто добавляют столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Имея в отделе кадров такой документ довольно просто можно посмотреть наличие вакантных должностей, а также закрытие штатных единиц при приеме на работу совместителя или если одна должность делится между несколькими работниками.

Ведение штатной расстановки

Законодательство не обязывает работодателей вести штатную расстановку. Это делать они могут исключительно на свое усмотрение. При этом данный документ может быть вестись как в электронном виде (например в Excel или Word), так и в бумажном виде.

Вести штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии довольно просто (даже если такая работа не автоматизирована). Кадровику достаточно внести все сведения о работниках (например, дата выхода из длительных отпусков или наличие инвалидности и др.) в форму штатной расстановки. Чем подробнее будет штатная расстановка, тем больше будет от нее пользы. Например, на основании штатной расстановки можно формировать отчеты для руководства по различным вопросам. Например, директор может периодически уточнять, кто и из работников находится в данный момент в отпуске. С применением штатной расстановки подготовить отчет с данной информацией не составит труда.

Образец и бланк штатной расстановки

Далее мы приводим образец штатной расстановки. На наш взгляд, подобный образец вполне пригоден для обычной работы. Если же вы хотите сделать иной вариант, то можете просто добавить в него нужные вам графы (или исключить лишние). На основе нашего образца вы можете отразить, какие единицы в штатном расписании заняты, с указанием Ф. И. О. конкретных сотрудников, их табельных номеров и условий оплаты труда.

Штатная расстановка, в отличие от штатного расписания - документ не обязательный, но более удобный в использовании. В него помимо стандартных столбцов, предусмотренных типовой формой Т-3, кадровый работник вправе добавить несколько столбцов на свое усмотрение. Как правило, это фамилии работников, занимающих ту или иную должность, а также информация об их принадлежности к особым категориям, для которых предусмотрены изменения в системе оплаты труда и начислению отпусков (пенсионеры, несовершеннолетние, ветераны труда и т.д.). Поэтому любому кадровику будет интересно скачать бланк штатной расстановки.

По документу, где отображено текущее состояние каждой штатной единицы, легко строить кадровую политику предприятия. Видны как открытые вакансии, так и возможные претенденты на них. Можно быстро определить каких именно специалистов не хватает предприятию, кто способен заместить отсутствующего работника, а также определить, что из предложенного будет выгоднее.

Штатную расстановку полезно вести в электронном виде. Это очень упрощает работу с документом, особенно подготовку промежуточных отчетов. Часто бывает необходимо быстро предоставить сведения о работающих пенсионерах, о количестве работников, находящихся в отпусках, об уровне образования, квалификации и занимаемых должностях. Эта информация бывает часто нужна для передачи в пенсионные фонды, страховые организации, военкоматы и пр. И часто подготовить отчет необходимо за несколько минут. Вот тут ничто так не спасает как штатная расстановка.

Документ свободной формы - просто находка для организаций, испытывающих постоянную «текучку» персонала. Он позволяет вести кадровый учет, не прибегая к постоянным изменениям штатного расписания.

Образец штатной расстановки вы можете бесплатно скачать на нашем сайте. Дополните его необходимыми вам столбцами, и у вас появится универсальный инструмент учета кадровых изменений. С помощью штатной расстановки вы всегда сможете:

оперативно подготовить отчет о кадровом составе предприятия или его подразделения;
сформировать заявку для службы занятости о имеющихся вакансиях на вашем предприятии;
оценить уровень подготовки своих работников;
сформировать кадровую политику организации на предстоящий период.

Удобство штатной расстановки состоит еще и в том, что он не отменяет, а дополняет обязательное штатное расписание - официальный документ, подлежащий проверке. В нем недопустимы неточности и исправления. Штатная расстановка помогает вести штатное расписание и содержать его в безупречном виде.

Штатное расписание – это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации и ее структурных подразделений работниками. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

В Постановлении Госкомстата России N 1 предусмотрено, что унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, в том числе форма N Т-3 "Штатное расписание", применяются в организациях всех форм собственности.

Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным лицом, полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме. В таком приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться со слова ПРИКАЗЫВАЮ, так как никаких дополнительных пояснений для введения в действие штатного расписания не требуется.

На основе штатного расписания устанавливаются наименования должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации.

Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который входит в состав отдела организации и оплаты труда. Поскольку такое подразделение имеется не в каждой организации, разработка штатного расписания чаще всего поручается отделу кадров, либо планово-экономическому отделу, либо группе специалистов, либо бухгалтерии, т.е. руководство предприятия самостоятельно решает вопрос, на кого возлагается эта работа.

На предприятиях с большим должностным и численным составом целесообразно разрабатывать и утверждать штатное расписание каждого структурного подразделения.

Штатное расписание имеет код по ОКУД 0301017, составляется, как правило, в количестве трех экземпляров, срок его хранения по месту разработки и утверждения устанавливается руководством (постоянно или 3 года).

Форма может быть заполнена как ручным способом, так и с помощью машинной техники (печатной, вычислительной и т.п.), однако с обязательным резервным копированием информации на бумажном носителе. При ручном способе заполнения все записи должны быть произведены чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Основная часть штатного расписания имеет вид таблицы.

Наименования структурных подразделений, как правило, указываются в алфавитном порядке, без сокращений, в именительном падеже единственного числа.

Кодирование структурных подразделений необходимо для формирования сводной отчетности. В настоящее время система кодирования подразделений обязательна лишь на государственных предприятиях. В негосударственных организациях она вводится в том случае, если в их состав входит большое количество структурных подразделений, а для управления персоналом используются автоматизированные системы.

В графе 3 таблицы приводятся наименования профессий (должностей), которые могут дифференцироваться по специальностям и квалификации.

Служащие – это социальная группа работников, занятых преимущественно умственным трудом, как правило, осуществляющих руководство, принятие и выработку управленческих решений, подготовку информации. Рабочие – социальная группа работников, занятых преимущественно физическим трудом. Труд этой категории работников, как правило, заключается в создании материальных благ, а также в техническом и производственном обеспечении деятельности организации.

Наименование профессии берется из Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС). Такой порядок определен ст. 57 ТК РФ, которая устанавливает, что "если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации". Квалификационные требования к профессиям как раз и устанавливаются ЕТКС.

Наименования должностей приводятся на основании общеотраслевого Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Кроме того, квалификационные требования по наименованиям должностей отдельных отраслей содержатся в различных сборниках.

Большинство сборников ориентировано на бюджетную сферу. Для наименования должностей в коммерческой сфере можно воспользоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

В последнее время в организациях (преимущественно с иностранным капиталом) используются иностранные названия должностей. Большинству из них в трудовом законодательстве Российской Федерации можно найти аналоги; но есть и такие, перечень обязанностей которых выходит за границы уже существующих должностей, например мерчандайзеры, логистики, супервайзеры и т.д.

ТК РФ частично решил эту проблему. Согласно ст. 57 ТК РФ наименование должностей, специальностей, профессий устанавливается в соответствии со штатным расписанием. В штатное расписание можно включить новые наименования должностей, например в случае, если в организации внедряются новые методики структурирования и управления персоналом. Однако при этом желательно выполнить два условия:

1) проверить, не содержится ли в квалификационной карте (характеристике) вводимой должности обязанностей, аналогичных обязанностям по должностям, для которых законодательство предусматривает пенсионные и иные льготы;

2) не увлекаться заимствованными названиями, так как большинство из них относится к профессиональному сленгу (жаргону) и даже в странах – источниках заимствования они применяются только в разговорной речи (например, хэдхантер – специалист по поиску руководителей).

Лучше приводить полные и официально принятые наименования новых должностей, так как запись в трудовой книжке должна быть понятной и новому работодателю, и органам, осуществляющим оформление пенсий.

В штатном расписании наименования профессий (должностей) указываются в составе структурных подразделений. Они приводятся, начиная с высшего звена и заканчивая младшим звеном: руководитель, заместитель руководителя, специалист, технический исполнитель и т.д. В штатном расписании допускается указывать двойные наименования должностей, разделяемых знаком "-", при этом должностной оклад устанавливается по первой должности в двойном наименовании.

В том случае, если в организации есть работники, не входящие в состав какого-либо структурного подразделения, они оформляются как "прочий персонал".

Наименование указывается полностью, в единственном числе именительного падежа.

Сокращения "зав.", "зам.", "нач." не допускаются.

Количество штатных единиц (графа 4) указывается в единицах по каждой должности или профессии. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указываются в соответствующих долях (0,2; 0,4 и т.д.).

В графе 5 указываются оклады (тарифные ставки), устанавливаемые за выполнение работ в соответствии с профессиями (должностями), перечисленными в графе 3. Согласно ст. 129 ТК РФ тарифная ставка – это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени, без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.

Размеры окладов (тарифных ставок) в соответствии со ст. 135 ТК РФ устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Тарифная ставка является элементом тарифной системы, т.е. совокупности нормативов, с помощью которых осуществляется дифференциация заработной платы работников различных категорий. При оплате труда на основе тарифной системы размер тарифной ставки (оклада) 1-го разряда единой тарифной сетки не может быть ниже минимального размера оплаты труда.

Тарифная система оплаты труда включает в себя тарифные ставки (оклады), тарифную сетку, тарифные коэффициенты. Сложность выполняемых работ определяется на основе их тарификации.

Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Тарифная система оплаты труда работников организаций, финансируемых из бюджетов всех уровней, устанавливается на основе единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы, утверждаемой в порядке, установленном федеральным законом, и являющейся гарантией по оплате труда работников бюджетной сферы. Тарифная система оплаты труда работников других организаций может определяться коллективными договорами, соглашениями с учетом единых тарифно-квалификационных справочников и государственных гарантий по оплате труда.

Что же касается надбавок (графы 6 – 8), то они также должны быть предусмотрены системой оплаты труда. Виды и размеры надбавок устанавливаются в соответствии с ТК РФ, коллективными договорами и локальными нормативными актами.

Порядок и условия применения стимулирующих и компенсационных выплат (доплат, надбавок, премий и т.д.) устанавливается следующими органами:

В организациях, финансируемых из федерального бюджета, – Правительством РФ;

В организациях, финансируемых из бюджета субъекта РФ, – органами государственной власти соответствующего субъекта РФ;

В организациях, финансируемых из местного бюджета, – органами местного самоуправления.

Надбавки могут быть связаны с дополнительной оплатой или стимулированием труда, с достижением каких-либо показателей за определенные периоды времени или с другими факторами.

В графе 9 определяется месячный фонд оплаты труда по каждому работнику. Согласно ст. 129 ТК РФ под заработной платой понимается вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные и стимулирующие выплаты.

Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным Постановлением Госкомстата России N 1, в штатном расписании заработную плату можно указывать не только в рублях, но и с помощью процентов, коэффициентов и т.д.

Графа "Примечание" предназначена для внесения оперативных изменений или отражения особенностей по конкретному наименованию должности. Зачастую данная графа используется для указания фамилии и инициалов отдельных работников, занимающих управленческие должности.

После заполнения всех граф основной части таблицы в строке "Итого" указываются итоговые суммы по графам 4 – 9. По итоговым показателям 3-й и 9-й граф издается приказ (распоряжение) об утверждении штата с конкретным количеством штатных единиц и определенным месячным фондом оплаты труда. Приказ (распоряжение) утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом.

Если при заполнении формы были допущены ошибки, то они могут быть исправлены только по установленным правилам, т.е. с помощью зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. При этом исправления должны быть согласованы со всеми лицами, подписавшими документ, и подтверждены их подписями с указанием даты внесения исправлений.

При оформлении штатного расписания следует обратить внимание на то, чтобы в документе были заполнены все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой. Только в этом случае оно будет считаться окончательно оформленным и может быть принято к утверждению. В частности, необходимо заполнять такие реквизиты, как наименование организации и код по ОКПО.

Расшифровки подписей также являются реквизитами, обязательными к заполнению. Если в форме остаются незаполненные строки, то они должны быть обязательно прочеркнуты.

Для разработки табличной части штатного расписания могут использоваться и иные формы.

Если условия оплаты труда на предприятии установлены в определенном диапазоне, то в штатном расписании предусматривается "вилка" окладов. Для группы работников, которым установлена сдельная оплата труда, в штатном расписании может быть предусмотрено введение специального раздела или специальной графы. При этом указывается общее число работников такой группы.

На некоторых предприятиях применяется "урезанная" форма штатного расписания, т.е. форма, в которой не отражаются должностные оклады и фонд оплаты труда. В этом случае общее количество должностей по штатному расписанию должно соответствовать расчетной численности по фонду оплаты труда, предусмотренной в смете.

При разработке штатного расписания также указывается итоговая численность работников.

Она может быть как общей – по всем должностям (профессиям), так и по каждому структурному подразделению.

Проект штатного расписания подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, а также иными лицами, относящимися к высшему звену управления предприятием. Он изготавливается по количеству заинтересованных лиц и хранится 3 года после утверждения штатного расписания.

Копии проекта направляются в подразделения, а также заинтересованным лицам. При подготовке проекта штатного расписания необязательно использовать унифицированную форму N Т-3. Более того, если речь идет действительно о согласовании, а не формальной простановке резолюций "не возражаю", "согласен", то лучше всего подготовить такую форму документа, которая позволит внести записи с предложениями, замечаниями и т.д.

Визы согласования проставляются на последнем листе. Если у визирующих нет замечаний, штатное расписание представляется на утверждение. Если же по отдельным положениям есть поправки, то это указывается после основных реквизитов визы (должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты).

В этом случае замечания к проекту (включая особые мнения и дополнения) оформляются отдельным листом. Они также могут излагаться на оборотной стороне последнего листа проекта.

Замечания руководителей структурных подразделений при согласии с ними должностного лица, ответственного за разработку штатного расписания, учитываются (вносятся в проект). Замечания, с которыми это должностное лицо не согласно или не согласны иные лица, визирующие документ, рассматривает руководитель организации или уполномоченное им лицо при утверждении штатного расписания.

Если в процессе визирования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Если же в проект включены уточнения, не меняющие его сути, то повторного визирования при доработке не требуется.

Справки, заключения, отзывы, служебные записки и другие документы, созданные при подготовке проекта и утверждении штатного расписания, хранятся вместе с проектами в течение 3 лет после утверждения штатного расписания. Кроме того, если уставом (положением) организации предусмотрено представление проекта штатного расписания на согласование учредителям организации, то переписка с ними (за исключением протоколов собраний учредителей) подлежит особому хранению.

Утвержденное штатное расписание направляется по одному экземпляру в отдел кадров и в главную бухгалтерию. Один экземпляр хранится в составе управленческой документации организации.

В некоторых организациях штатное расписание вводится в состав коммерческой информации и выпускается всего в двух экземплярах – один для генерального директора, другой для главной бухгалтерии. В структурные подразделения направляются соответствующие извлечения из штатного расписания, а в отдел кадров – часть документа, касающаяся вакантных должностей.

Штатное расписание – документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя предприятия или уполномоченного им лица.

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями:

1) изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности;

2) когда изменения, вносимые в штатное расписание, несущественны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

- "О внесении изменений в штатное расписание";

- "Об изменении штатного расписания";

- "О частичном изменении штатного расписания".

В качестве основания для внесения изменений в приказе могут быть указаны следующие причины:

Совершенствование организационной структуры организации;

Проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;

Реорганизация организации;

Расширение или сокращение производственной основы организации;

Изменение законодательства;

Оптимизация управленческой работы;

Планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т.д.

Когда в действующее штатное расписание вводятся новые и исключаются старые должности, происходит изменение наименования должностей или создаются новые отделы, то часто эти процессы затрагивают уже работающий персонал и тогда необходимо вносить изменения и корректировки в кадровые документы сотрудников в зависимости от того, какие изменения вводятся.

В этих случаях сотруднику кадровой службы необходимо производить разные процедуры оформления кадровых документов.

Переименование должности происходит тогда, когда у сотрудника, работающего в данный момент времени и выполняющего определенные обязанности, не меняется ничего, что повлекло бы за собой изменение его трудовой функции или обычного распорядка рабочего дня. Статья 74 ТК РФ предусматривает, что по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (изменения в технике и технологии производства, структурная организация производства и т.д.), по инициативе работодателя допускается их изменение.

Обязательное условие – в результате таких изменений трудовая функция работника должна остаться неизменной. Кроме того, ч. 2 ст. 74 ТК РФ устанавливает и специальный порядок таких изменений: работник должен быть предупрежден в письменной форме не позднее чем за два месяца до их введения.

Таким образом, в случае переименования должности помимо внесения изменений в штатное расписание (путем издания приказа по основной деятельности) необходимо получить письменное согласие работника. Если работник не согласен, следует действовать в порядке, предусмотренном ст. 74 ТК РФ. После этого вносятся соответствующие корректировки в личную карточку N Т-2 и трудовую книжку.

Изменение должности работника в штатном расписании структурного подразделения осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделением организации. При этом меняются существенные условия трудового договора (в частности, трудовая функция, права и обязанности работника, характеристики условий труда, льгот и компенсаций, режим труда и отдыха, условия оплаты труда). Поэтому работник также предупреждается о предстоящих изменениях в письменной форме не позднее чем за два месяца.

Переименование структурного подразделения. Если наименование структурного подразделения указано в трудовом договоре работника, то изменение наименования (например, вместо "отдел маркетинга" – "отдел маркетинговых исследований") при отсутствии изменения в трудовой функции работника или иных существенных условий труда осуществляется так же, как и изменение в наименовании должности работника, т.е. в соответствии с требованиями трудового законодательства.

Возложение дополнительных обязанностей на работника предусматривает расширение его трудовой функции, определенной трудовым договором. По своему содержанию это аналогично совмещению должностей (профессий).

Изменение базовых (должностных) окладов осуществляется в случае изменения задач, функций, объема работ, выполняемых подразделениями и отдельными сотрудниками организации. Когда в штатном расписании меняются оклады, необходимо внести изменения в трудовой договор, так как обязательными условиями трудового договора являются условия оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты; в личную карточку N Т-2.

Создание новых подразделений. Основанием для организации (реорганизации) структурного подразделения являются:

Решение руководителя организации;

Проект структуры и штатной численности подразделения с перечнем категорий сотрудников;

Проект положения о структурном подразделении;

Проекты должностных инструкций по всем категориям персонала вводимого подразделения;

Проект положения об оплате труда сотрудников подразделения.

Служба создается, когда круг решаемых задач не может быть выполнен в полном объеме в рамках отдела и при наличии в структуре как минимум двух самостоятельных подразделений, одно из которых должно быть не ниже отдела;

Отдел, как правило, создается в структуре службы и характеризуется наличием двух четко выделенных непересекающихся направлений деятельности;

Должности начальников подразделений вводятся в соответствии со структурой, удовлетворяющей принципам, изложенным выше;

Должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.

Введение новой (дополнительной) должности. На имя руководителя организации поступает комплект документов, включающий в себя:

Служебную записку от руководителя подразделения с обоснованием введения в штатное расписание подразделения новой (дополнительной) должности;

Обновленную структуру подразделения;

Проект должностной инструкции на вновь вводимую должность.

Должность ведущего специалиста и приравненных к нему работников вводится при наличии двух самостоятельных направлений работы, каждое из которых выполняется специалистом, при наличии объема работ как минимум для двух специалистов;

Должность старшего специалиста и приравненных к нему работников вводится при значительном росте требований к уровню квалификации, предъявляемых к какому-либо рабочему месту на основании деловой оценки или субъективной оценки руководителя подразделения;

Должности специалистов и рабочего персонала вводятся при возникновении новых целей, задач и функций, которые не могут быть выполнены имеющимся персоналом, или при значительном увеличении объема работ по данному рабочему месту.

Ликвидация структурного подразделения оформляется приказом по организации в соответствии с ТК РФ за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудников этого подразделения об увольнении по сокращению штатов.

Сокращение должности. Такое решение принимается руководством организации при обнаружении несоответствия (дублирования) функций, обязанностей, объема выполняемых работ принятым в организации внутренним регламентам. Решение о сокращении должности, занимаемой сотрудником организации, оформляется приказом по организации в соответствии с трудовым законодательством за два месяца до введения в действие этого решения с предупреждением сотрудника о предстоящем увольнении по сокращению штатов.

Увольнение сотрудников в связи с ликвидацией структурного подразделения, сокращение должности, занимаемой работником, производится кадровым приказом с соответствующей формулировкой.

Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, называется замещением должностей или штатной расстановкой. На практике могут использоваться и другие названия данного документа. Штатная расстановка не имеет унифицированной формы, для ее составления за основу может браться табличная часть штатного расписания. Главное отличие штатной расстановки от штатного расписания заключается в том, что это динамичный документ, изменяющийся в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия, организации и не требующий издания приказа о его утверждении.